– основной документ, по которому происходит списание ГСМ, находящихся на балансе организации. Он подтверждает, что горючее было использовано именно в производственных целях, с целью выполнения определенной работы, а также свидетельствует о наличии действительно понесенных компанией расходов на приобретение топлива.

Путевой лист – это официальный документ, регламентированный соответствующими подзаконными актами и подлежащий учету.

В путевом листе отражаются следующие показатели:

• номер документа
• дата документа
• данные о ТС
• сведения о его собственнике
• информация о водителе авто
• расход горючего
• текущий пробег автомобиля
• точный маршрут движения автомобиля
• место отправления (откуда выехал) и место приезда (куда поехал)
• время выхода и время возврата авто в гараж
• данные спидометра на начало и окончание рабочего дня
• диспетчера, подтверждающая время отбытия и прибытия авто
• дата и время предрейсового осмотра
• подпись медработника, проводившего предрейсовый медосмотр
• количество рейсов
• номера , по которым осуществлялась перевозка

Путевой лист состоит из двух частей. Первая – это основной лист, в котором отражен расчет расходования ГСМ. Вторая часть – это отрывной талон, являющийся основным документом, по которому заказчику работ выставляется счет за оказанные услуги. К первой части должна обязательно прилагаться ТТН. Водитель получает путевой лист минимум на один день, а максимальный срок выдачи составляет один месяц. Срок хранения у путевых листов такой же, как и у других бухгалтерских документов – пять лет.

Правила расчета

На основании данных о километраже, времени и расходе горючего производится расчет потраченного за рабочее время горючего. Полученные данные расхода ГСМ по факту сравниваются с нормативного расхода топлива. Исходя из полученных цифр, фиксируется либо экономия топлива, либо его перерасход.

Существует стандартная нормы затрат горючего — величину пробега автомобиля умножают на норму расхода топлива, и полученную сумму делят на сто км пути. Норма расхода горюче-смазочных материалов для конкретного вида автомобиля можно посмотреть в приложении к приказу Минтранса России под № АМ-23-р, которое называется методическими рекомендациями. Если нужной марки автомобиля в приложении не оказалось, то за основу для расчетов нужно брать автомобиль с похожими техническими характеристиками.

Расход по факту определяется таким способом – от суммы остатка горючего перед поездкой и объема заправленного топлива отнимается остаток ГСМ на момент возвращения автомобиля на его место в гараж. Экономия получается при меньшем объеме расхода топлива по сравнению с нормативом, а перерасход – при большем.

При расчете движения топлива могут вводиться дополнительные поправочные коэффициенты – расход повышается при работах во время зимы, в неблагоприятных условиях, в горах, при поездке на совершенно новом авто или машине после капремонта, а также в городах с населением свыше 1 миллиона и поселках.

Данные о километраже от ворот предприятия до места погрузки товара, а также от места разгрузки товара до ворот гаража в расчет не включаются – они фиксируются отдельно как нулевой пробег в строке путевого листа. В том числе в расчете не участвуют сведения о расходе топлива при простое машины и работе навесного спецоборудования.

Пример расчета путевого листа

Для примера возьмем автомобиль марки ГАЗ 3307, который осуществлял перевозку грузов по городу Москве. Базовая величина расхода топлива для этого автомобиля равняется 21 л на 100 км пути, поправочный для городов-миллионников равен 10% или 0,01.

В путевом листе указаны следующие параметры:

• величина пробега авто на начало работы – 20 000 км
• цифра пробега на конец рабочего дня – 20 170 км
• остаток горючего перед выездом – 15 литров
• заправлено во время поездки – 60 литров
• остаток топлива на конец рабочего дня – 30 литров

Пробег за рабочее время равен 20 170 км — 20 000 км = 170 км.

Теперь переходим к расчету нормы затрат топлива:

• (21 л * 170 км) / 100 * 1,1 = 39,27 литра

Фактический расход топлива:

• (15 + 60) — 30 = 45 литров

Разница между двумя величинами составляет:

• 45 литров — 39,27 литра = 5,73 литра

Фактически было израсходовано больше топлива, соответственно, получился перерасход. Это еще не окончательная цифра, для ее корректировки следует проверить, был ли расход топлива при холостой работе двигателя, например, при погрузочно-разгрузочных работах или прогреве в зимнее время. Пусть на меня автор не обижается, но по всем правилам, вначале должно идти полное название, которое нужно сократить, а в скобках тут же указывается его буквенное сокращение. Затем, в тексте можно уже писать кратко.

Ответить

ГСМ - это горюче-смазочные материалы. К ним можно отнести:

• различные виды топлива (дизель, бензин, газ);
• специальная жидкости для автотранспортных средств (тормозные, охлаждающие);
• масла и смазки (масла для мотора, трансмиссий, различные смазки и т. д.).

ГСМ могут использоваться как специализированными транспортными предприятиями, так и обычными компаниями, у которых имеются автотранспортные средства, используемые для различных нужд.

Что такое путевой лист

Путевой лист – это документ первичного учета, в котором отражается информация о пробеге автомобиля, следовательно, по данному показателю можно рассчитать расход топлив.

Специализированные транспортные предприятия, которые имеют автотранспорт и он используется в основном виде деятельности. Эти предприятия должны использовать путевые листы установленного образца с теми реквизитами, которые прописаны в приказе Минтранса России «О порядке заполнения путевых листов» от 18.09.2008 № 152.

А предприятия, которые используют автотранспорт не по основному виду деятельности могут разработать самостоятельно форму путевого листа, только ее необходимо закрепить в в учетной политике предприятия.

Каждый путевой лист должен быть зарегистрирован в специальном регистрационном журнале. Путевой лист составляется сроком или на 1 день или на срок не более месяца – эти нормативы все указаны в п. 10 приказа 152 от 08.09.2008 года.

Специализированным предприятиям рекомендовано составлять путевой лист каждый день, с целью учета расхода топлива за определенное время работником. Но исключения всегда есть, и данном случае, это когда работника отправляют в командировку на срок более 1 дня.

Правила и порядок учета ГСМ

Для того, что бы списать ГСМ не достаточного одного путевого листа, еще необходим приказ руководителя предприятия, в котором утверждено в учетной политике такое списание. Если работник использует личный автомобиль в служебных целях, тогда так же необходимо выписывать путевой лист для списания ГСМ. Поступление на предприятие ГСМ оформляется приходным ордером, а списание производиться один раз в месяц, обычно это в начале следующего месяца за прошедшим ответственным за это лицом. Ответственным лицом обычно на предприятии выступает бухгалтерский работник, например, материальный бухгалтер.

Порядок списание состоит в том, что составляется соответствующий акт, который составляется представителями специально созданной комиссии для списания ГСМ, комиссия должна состоять не менее чем из трех человек.

Важно!!! К составленному акту списания, в обязательном порядке необходимо прикладывать документы первичной отчетности, а именно: накладная-требование, заправочные карточки, чеки АЗС. Цель данных документов – подтвердить фактический объём потребленных горюче-смазочных материалов.

Учет расхода ГСМ в путевом листе

Если проанализировать форму путевого листа, то увидим, что имеются специальные графы, которые отражают оборот ГСМ. В данном путевом листе указывается количество топлива в баке, сколько было выдано и сколько осталось. Путем вычисления рассчитывается, сколько было использовано горючего.

При использовании путеводительного листа представленного в приказе 152 от 18.09.2008 года, то там нет граф для заполнения количества топлива. В данном документе будут записываться показания спидометра на начало и на конец пути, с помощью чего можно будет определить количество пройденных автотранспортом километров.

Когда путевой лист разрабатывается предприятием самостоятельно, то не содержит сведения об использовании ГСМ, а содержатся только данные о количестве километров, нормативный объем использованных ГСМ можно рассчитать, используя распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В нем есть нормы расхода топлива для разных марок транспортных средств и формулы для расчета расхода.

Из выше изложенного можно сделать вывод, что по путевому листу ведется учет или фактический расход топлива, или нормативного. Полученные рассчитанные данные необходимы для правильного отражения в бухгалтерском учете.

Но бывают, где заполнение путевого листа просто невозможно. К таким случаям относятся, например, заправка бензином бензопилы, мотоблоки и т.п. специальные техники. В таких случаях применяется акт списание ГСМ.

Бухгалтерский учет ГСМ

Учет ГСМ в бухгалтерском учете, как и учет материально-производственных запасов, ведется по фактической стоимости материалов, это указано в разделе II ПБУ 5/01.

Учет ГСМ может быть принят к учету только на основании приложенных к авансовому отчету чеков АЗС, если топливо приобреталось водителем за наличные денежные средства или на основании корешков талонов, в случае приобретения топлива по талонам. Иногда бывает, что водитель приобретает бензин по топливным картам, тогда учет ГСМ будет учитываться по топливным картам на основании отчета компании - эмитента карты.

Существует три метода по списанию ГСМ. Рассмотрим эти методы в виде таблицы:

Бухгалтера в основном предпочитают применять метод учета по средней себестоимости. Средняя стоимость рассчитывается следующей формуле:

СС = (Сост + Спост) / (Кост + Кпост),

СС - средняя стоимость;

Сост - остатки ГСМ на складе в стоимостном выражении;

Спост - поступление ГСМ в стоимостной оценке;

Кост - остатки ГСМ на складе в натуральном выражении;

Кпост - количество поступивших ГСМ в натуральном выражении.

Предприятие должно в обязательном порядке прописать в своей учетной политике, какую методику они будут использовать в бухгалтерском учете ГСМ.

Списание ГСМ по путевому листу

Для учета ГСМ на предприятии используется счет 10, отдельный субсчет (в плане счетов - 10-3):

• По дебету – осуществляется приход ГСМ;
• по кредиту - осуществляется списание ГСМ.

Выше мы уже рассмотрели, как происходит расчет использованного количества топлива. Вот это количество необходимо умножить на стоимость единицы, и полученная сумма списывается в бухгалтерском учете такими проводками как:

Дт – 20,23,25,26,44

Пример списания ГСМ – бензина по путевому листу

ООО «Титан» в марте 2018года закупило бензин в количестве 200 литров по 38 рублей за 1 литров без учета НДС.

При этом на предприятии на начало месяца был запас бензина этой же марки в количестве 50 литров по средней стоимости 44 рубля за 1 литр.

Предприятием было использовано 30 литров для заправки автомобиля марки ВАЗ-11183 «Калина». Данный автомобиль используется для перевозки персонала предприятия.

В учетной политики предприятия прописано, что используется методика списание ГСМ по средней себестоимости.

Учет ГСМ при поступлении

Рассчитываем среднюю себестоимость списания за март: (50 л × 44 руб. + 200 л × 38 руб.) / (50 л + 200 л) = 39,20 руб.

Учет ГСМ при списании по факту

В путевом листе сделаны отметки: горючее в баке на начало рейса - 10 л, выдано - 30 л, осталось после рейса - 20 л.

Рассчитываем фактическое использование: 10 + 30 – 20 = 20 л.

Сумма к списанию: 20 л × 39,20 руб. = 784 руб.

Так как автомобиль используется в служебных целях, расходы на учет ГСМ в налоговом учете ГСМ будут признаны прочими расходами. Величина расходов будет равна суммам, зафиксированным в бухгалтерском учете.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос №1 Что такое путевой лист?

Ответ: Путевой лист – это документ первичного учета, в котором отражается информация о пробеге автомобиля, следовательно, по данному показателю можно рассчитать расход топлив.

Вопрос №2 Какие существуют методы списания ГСМ в бухгалтерском учете?

Ответ: Существует три метода по списанию ГСМ: по средней себестоимости; по себестоимости первых по времени приобретенных ГСМ; по себестоимости каждой единицы (для ГСМ не используется). В основном бухгалтера используют метод расчета по средней себестоимости.

Вопрос №3 Если на предприятие используется личный автомобиль в служебных целях, он может претендовать на получение бензина? Если да, тогда какие необходимо оформить документы для списания бензина?

Ответ: Личный автомобиль может быть использован в служебных целях. Для учета расхода топлива ему так же выписывается путевой лист, по которому определяется расход топлива за день.

Все расходы организации или предприятия в целях бухгалтерского и налогового учёта должны документально подтверждаться , в противном случае неучтённые расходы будут считаться серьёзным нарушением, и руководство юридического лица может понести из-за них достаточно серьёзную ответственность.

Это касается также расходов на ГСМ, при этом стоит отметить, что правильно рассчитанные и оформленные они могут быть отнесены на расходные статьи баланса. В результате может уменьшиться налогооблагаемая база, берущаяся за основу при расчёте налога на прибыль.

Понятия «ГСМ» и «Путевой лист»

Учёт движения горюче-смазочных материалов напрямую связан с путевыми листами, при этом под ГСМ понимают:

• топливо различных видов, например, дизель, бензин, газ;
• масла и смазки;
• различные присадки и добавки, например, охлаждающие и тормозные.

Конкретный перечень используемых горюче-смазочных материалов, используемых при эксплуатации транспортного средства, зависит от его вида и модели . Существуют автомобили, работающие на бензине и дизельном топливе. Кроме того, некоторые транспортные средства, например, автобусы, оснащают газотопливным оборудованием для экономии.

В этом случае газ также относится к ГСМ. Существуют нормативы их списания, утверждённые Минтрансом России, также они могут быть приняты на предприятии самостоятельно. Такие нормативы учитывают некоторые дополнительные параметры , например, время года и сезон, а также различные корректирующие коэффициенты.

Учёт данных материалов на предприятии в большинстве случае производиться на основе первичного документа учёта – путевого листа . Под путевым листом понимают документ, в котором фиксируется место отправления и прибытия автомобильного транспорта, расход топлива и смазочных материалов при этом, наименование перевозимого груза, цель поездки и иные сведения, имеющие отношение к ней.

Путевой лист оформляется как на собственный транспорт, так и на взятый в аренду. В общих случаях используют путевой лист формы №3 , для коммерческого транспорта предусмотрен лист формы №ПГ-1 , при использовании грузовика с повремённой формой оплаты применяется форма №4-П . Существуют также иные формы путевых листов.

Кроме путевого листа для списания горюче-смазочных материалов необходим приказ руководителя юридического лица , в котором утверждены нормы такого списания. При этом стоит отметить, что использование личного автомобиля в интересах компании также оформляется путевым листом для списания ГСМ.

Поступление данных материалов на предприятие оформляется приходным ордером . Само же списание происходит обычно один раз в месяц лицом, ответственным за это. Таким лицом практически всегда является сотрудник бухгалтерии, например, материальный бухгалтер.

Что же касается самого порядка списания, то он состоит в составлении соответствующего акта представителями специально созданной для этого комиссии в количестве не менее трёх человек .

К нему прикладывают документы первичной бухгалтерской отчётности, а именно: накладная-требование, заправочные карточки, чеки АЗС. Цель данных документов – подтвердить фактический объём потребленных горюче-смазочных материалов.

Пример расчёта

Расчёт списания ГСМ производиться на каждую марку автомобильного транспорта отдельно, при этом обязательно учитывается общий километраж пройденного пути. Так, производить расчет для легкового автомобиля можно по формуле:

QH = 0,01 * Hs * S * (1 + 0,01 * D), где

• H – базовая норма расхода топлива, определяющаяся в виде пробега автомобиля в литрах на 100 километров;
• S – общий пробег транспорта в течение рабочей смены в километрах;
• D – поправочный коэффициент в процентах.

В качестве примера можно взять достаточно распространённый на производствах автомобиль марки ГАЗ-3110 с двигателем ЗМЗ-4026.10. У него базовая норма потребления топлива равна 13 литров на 100 километров.

Автомобиль использовался для сбыта готовой продукции в зимний период. Общий пробег составил по области (НРо) 104 километра, по городу (HPг) — 128 километров. В результате за эксплуатацию в зимний период была взята надбавка 10% и за эксплуатацию

Рассчитываем норму расхода топлива: HPг = (0,01 * 13 * 128 * (1 + 0,01 * 20%)) = 16,67 литра НРо = (0,01 * 13 * 104 * (1 + 0,01 * 10)) = 13,53 литра. Согласно данным путевого листа было израсходовано 30,2 литра в течение рабочего дня. Если брать такой показатель за средний, то за месяц расход ГСМ в производственных целях составит:

НРм = НРд * Т, где

НРм – это нормативный расход топлива за рабочий день, Т – это количество рабочих дней в одном месяце.

Таким образом, НРм = 30,2 — 21 = 634,27 литра.

В этом случае при списании ГСМ может быть указанно 623,27 литра топлива при работе автомобиля в течение месяца. Что же касается списания тосола, тормозной жидкости и т.д., то их списание производится согласно ранее утверждённым нормам потребления.

Отдельно стоит упомянуть о том, что в случае капитального ремонта автомобиля или же достижении им срока эксплуатации 5 лет, норма расхода смазочных материалов и топлива может быть увеличена на 20%.

Можно ли списать без путевого листа

Существуют случаи, когда списание ГСМ производиться без использования путевого лица. Это:

• учёт по лимитам;
• компенсация понесённых расходов.

В первом случае на предприятии должна быть установлена система контроля расхода горюче-смазочных материалов . В этом случае на единицу транспорта в месяц выделяют зарезервированные денежные средства на их приобретение.

Также для этого используются топливные карты АЗС, при этом деньги по ним не должны превышать установленную норму. Данная система хороша в случае использования автотранспорта по одному и тому же ежедневному маршруту.

Во втором случае требуется заключить договор на использование личного автомобиля между организацией и её сотрудником на основании ст. 188 Трудового кодекса РФ .

Здесь ограничения на выплаты устанавливаются в зависимости от марки, модели и модификации автомобиля. Само же списание ГСМ производится на основании установленными предприятием нормам.

Особенности учёта

Прежде чем приступить к списанию горюче-смазочных материалов, юридическому лицу необходимо определиться со способом его учёта. Так непосредственно заправку топлива выполняет сам водитель автомобиля, используя выделенные на это денежные средства. После окончания заправки он обязан сдать авансовый отчёт в бухгалтерию . К нему прилагается чек АЗС. Топливо в дальнейшем оприходуется по счету 10 «Материалы» .

Израсходованные ГСМ отражаются при списании на следующих счетах :

• 20 «Основное производство»;
• 26 «Общехозяйственные расходы»;
• 44 «Расходы на продажу».

Непосредственно выбор того или иного счёта лежит на руководстве предприятия. При этом по налоговому учёту операция списании ГСМ проводиться по статье 254 Налогового кодекса и включается в материальные затраты.

При этом ничто не препятствует отнести их к прочим расходам на основании ст. 264 НК РФ . В любом случае с политикой учёта и списания ГСМ стоит определиться заранее, так как эти процедуры являются текущими и будут периодически повторяться.

Пошаговая инструкция по списанию ГСМ в 1С представлена ниже.

Как исключить возможность расходования ГСМ на непроизводственные нужды? Каким образом вести учет расходования топлива? Как учитывать происходящие по разным причинам потери топлива ?

Документальное оформление расходования ГСМ

Исключить расходование топлива на непроизводственные нужды, например его использование работниками в личных целях, можно путем правильной организации выдачи и учета ГСМ.
Топливо можно закупать централизованно, хранить в специальных емкостях и только по мере необходимости выдавать его водителям (причем не любым желающим, работающим на предприятии, а лишь тем, в отношении кого руководством предприятия предусмотрена такая выдача).
Чтобы водитель мог заправиться, он должен иметь путевой лист, утвержденный уполномоченным лицом. Заправка осуществляется на основании путевого листа, в котором в строке "Выдать горючее" записано прописью количество разрешенного к выдаче нефтепродукта с учетом количества топлива в баке при выезде. Заметим, что в путевых листах для легковых автомобилей такая строка отсутствует. На наш взгляд, отметку о выдаче топлива можно сделать в строке "Опоздания, ожидания, простои в пути, заезды в гараж и прочие отметки".
Количество выданных ГСМ записывается в специальной ведомости учета выдачи нефтепродуктов , в которой водитель расписывается за полученное топливо, а в путевом листе расписывается материально ответственное лицо, отпустившее ГСМ.
Форма ведомости учета выдачи нефтепродуктов утверждена Госкомнефтепродуктом СССР от 15.08.1985 N 06/21-8-446.
Для усиления контроля выдачи топлива на основании путевых листов водителям могут выдаваться специальные талоны , которые и станут основанием для отпуска ГСМ. Талоны должны быть заверены печатью предприятия.
Повторная заправка транспортного средства может производиться только после сдачи полного отчета по ранее полученным ГСМ. Если заправка осуществляется по талонам, то неиспользованные талоны должны быть сданы, а данная операция отражена в ведомости возврата талонов.
Путевые листы . Расходы на горюче-смазочные средства могут быть признаны на основании документов, содержащих данные о фактическом пробеге и расходе топлива, а также подтверждающих производственный характер маршрута следования автотранспорта.
Документом, наиболее полно отражающим перечисленную информацию, является путевой лист автомобиля (формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78).
Минфин России в Письме от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327 указал, что форма путевого листа легкового автомобиля носит обязательный характер лишь для автотранспортных организаций. Остальные организации могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы на покупку ГСМ, в которой должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете. Аналогичная точка зрения содержится и в Письме УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 N 20-12/064123.2.
Арбитражные суды указывают на то, что указанная форма носит обязательный характер только для автотранспортных организаций, а, следовательно, отсутствие каких-то реквизитов в путевом листе не говорит о неподтвержденности (Постановления ФАС Московского округа от 26.08.2010 N КА-А41/9668-10, от 18.11.2009 N КА-А40/12213-09; Постановление ФАС Северо-Западного округа от 26.06.2009 по делу N А56-20450/2008).
Итак, путевой лист должен составляться, но предприятия, не являющиеся автотранспортными, не обязаны придерживаться унифицированной формы.
Тем не менее, во избежание возможных конфликтов, без необходимости унифицированную форму лучше не корректировать.
Как правило, путевой лист выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом, действителен только на один день или смену. На более длительный срок лист выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены). В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.
Однако Минфин России в Письме от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327 разъяснил, что путевые листы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании можно было судить об обоснованности произведенного расхода. К аналогичным выводам пришел и ФАС Центрального округа (Постановление от 04.04.2008 по делу N А09-3658/07-29).
В путевом листе необходимо указать начальный и конечный остаток топлива в баке, его расход, а также маршрут следования. Отражать в путевом листе данные о маршруте автомобиля нужно для того, чтобы подтвердить, что тот используется именно в производственных целях.
Для контроля за движением путевых листов, выданных водителям, и сдачей обработанных путевых листов в бухгалтерию применяется журнал учета движения путевых листов.

Учет ГСМ в местах хранения и оперативный контроль их движения

Учет ГСМ в местах хранения ведется материально ответственными лицами на карточках складского учета по ф. N М-17 или в книгах, содержащих реквизиты, указываемые в карточках складского учета, раздельно по каждому наименованию и марке нефтепродуктов .
На основании оформленных в установленном порядке первичных документов в карточки (книгу) заносятся данные по приходу и отпуску топлива и выводятся количественные остатки после каждой записи или после отражения последней операции дня. Учет топлива ведется в показателях массы (килограммы и тонны) и объема (литры). Следует знать, что объем и плотность горючего зависят от колебаний температуры: при ее повышении объем топлива увеличивается, а при понижении - уменьшается. При этом масса ГСМ остается постоянной.

Пример 1 . На предприятие от поставщика поступил бензин. В документах поставщика количество топлива указано в тоннах - 0,8 т бензина плотностью 0,78 кг/л, что соответствует 1025,641 л (800 кг: 0,78 кг/л).

Как мы видим из примера 1, для пересчета веса топлива в объем необходимо располагать данными о плотности конкретных ГСМ. Где же эти данные брать?
Обратимся к Письму ФНС России от 24.03.2005 N 03-3-09/0412/23@, в нем указано, что в зависимости от температурного режима и пределов испаряемости автомобильного бензина показатель плотности по маркам этого бензина может варьироваться в следующих пределах:
- для А-76 (АИ-80) - от 0,700 до 0,750 г/куб. см;
- для АИ-92 - от 0,715 до 0,760 г/куб. см;
- для АИ-95 - от 0,720 до 0,775 г/куб. см;
- для АИ-98 - от 0,730 до 0,780 г/куб. см.
ФНС России предложила на основе этих данных, используя среднее значение указанных показателей, пересчитывать количество нефтепродуктов из одних единиц измерения в другие.
Можно обратиться и к Инструкции по получению, хранению, выдаче и учету топлив и смазочных материалов в автотранспортных предприятиях РД-200-РСФСР-12-0053-84 (утв. Минавтотрансом РСФСР от 27.07.1984), которая определяет, что топлива и смазочные материалы на складах (в заправочных пунктах) учитываются в массовом выражении.
Ежедневный расход ГСМ пересчитывается из единиц измерения объема в единицы массы по средней плотности, указанной в счете-накладной на талоны, или же определяется следующим образом. При выдаче топлива заправщик (кладовщик) за время своего дежурства (смены) проверяет плотность и температуру отпускаемого топлива не менее трех раз в смену (в начале, середине и конце смены). Отбор проб для определения плотности нефтепродукта должен производиться в соответствии с требованием ГОСТ 2517-80 "Нефть и нефтепродукты. Отбор проб". Полученные результаты замеров заправщик заносит в ведомость (произвольной формы) с обязательным указанием емкости, из которой производится отпуск продукта, и наименования продукта. За среднюю плотность отпущенного за смену продукта принимается среднее арифметическое значение из проведенных замеров плотности продукта.
Данные раздаточных ведомостей и лимитно-заборных карт об отпуске топлива, в том числе талонами, должны отражаться в карточках (книгах) складского учета по мере их закрытия, включая операции последних дней отчетного месяца, в соответствующих единицах измерения.
При сменной организации работы на предприятии материально ответственных лиц для учета движения нефтепродуктов может быть использована книга учета топлива, смазочных материалов и талонов.
По окончании смены остаток нефтепродуктов инвентаризуется и после сверки с данными учета сдается под расписку одним материально ответственным лицом другому.
На основании документов, по которым на предприятии производились прием и отпуск нефтепродуктов: товарно-транспортных накладных, актов, ведомостей учета возврата талонов, требований, ведомостей учета выдачи топлива и смазочных материалов, ведомостей определения плотности и температуры, удостоверяющих правильность пересчета количеств ГСМ из объемных единиц в массовые и обратно, материально ответственное лицо составляет отчет о движении топлива, который вместе с документами по приходу и расходу в сроки, установленные руководителем предприятия, представляется в бухгалтерию и служит основанием для отражения в учете движения ГСМ.

Учет выбытия ГСМ

На основе данных путевого листа бухгалтер должен произвести списание израсходованных ГСМ . Стоимость ГСМ, израсходованных на производственные нужды, списывается в большинстве случаев на счета учета затрат. Но есть и исключения: если расход топлива связан с приобретением внеоборотных активов (например, основных средств), то его стоимость включается в первоначальную стоимость объекта внеоборотных активов (пример 2).

Пример 2 . Предприятие приобрело станок стоимостью 4 200 000 руб. на условиях самовывоза со склада поставщика, находящегося в другом городе. Для доставки станка командированы экспедитор и водитель. Сумма расходов на командировочные нужды - 6000 руб. (в том числе водителю выделено 2750 руб. на бензин). При возвращении из командировки стоимость остатка топлива в баке машины - 155 руб.
В учете предприятия произведены записи:
Д-т сч. 71 "Расчеты с подотчетными лицами"
К-т сч. 50 "Касса"
8750 руб. (6000 + 2750)
выдано под отчет на командировку водителю и экспедитору;
Д-т сч. 10 "Материалы", субсч. "Топливо",

2750 руб.
водитель отчитался за приобретенный бензин, ГСМ приняты к учету;

К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
4 200 000 руб.
отражена стоимость приобретенного станка;
Д-т сч. 08 "Вложения во внеоборотные активы"

2595 руб. (2750 - 155)
стоимость топлива, израсходованного для доставки станка, включена в его первоначальную стоимость;
Д-т сч. 08 "Вложения во внеоборотные активы"
К-т сч. 71 "Расчеты с подотчетными лицами"
6000 руб.
командировочные расходы, связанные с доставкой станка, включены в его первоначальную стоимость;
Д-т сч. 01 "Основные средства"
К-т сч. 08 "Вложения во внеоборотные активы"
4 208 595 руб. (4 200 000 + 6000 + 2595)
станок введен в эксплуатацию.

Сумма фактических затрат на приобретение внеоборотных активов накапливается на счете 08 "Вложения во внеоборотные активы", который в момент ввода этих активов в эксплуатацию закрывается соответственно на счет 01 "Основные средства" и др.
Учет выбытия ГСМ, похищенных, испорченных, израсходованных на непроизводственные нужды. У бухгалтера, отражающего в учете выбытие ГСМ в связи с перечисленными причинами, должны быть в наличии следующие документы:
- заявление о краже в правоохранительные органы;
- акт, в котором указывались бы причина выбытия и характеристики выбывшего объекта;
- приказ о проведении инвентаризации;
- инвентаризационная опись, сличительная ведомость, ведомость результатов, выявленных инвентаризацией;
- постановление об отказе в возбуждении уголовного дела или уведомление о его приостановлении или прекращении.
Для отражения в учете информации о суммах недостач и потерь от порчи материальных и иных ценностей используется счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".
Если конкретный виновник хищения найден, то сумма убытков относится на счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" (в разрезе аналитического учета по виновному лицу для ведения последующего учета расчетов по возмещению причиненного ущерба) (пример 3).

Пример 3 . На предприятии выявлено хищение ГСМ на общую сумму 23 200 руб. Руководство предприятия обратилось в правоохранительные органы, виновник хищения найден, суд обязал его возместить ущерб. В учете произведены записи:

К-т сч. 10 "Материалы", субсч. "Топливо",
23 200 руб.
выявлена недостача ГСМ;
Д-т сч. 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"

23 200 руб.
убытки от кражи ГСМ отнесены на виновное лицо.

В случае если виновное лицо не может погасить сумму убытка, а обращение взыскания на его имущество невозможно, сумма убытка со счета 94 списывается в дебет счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет "Прочие расходы".
Водитель компенсирует стоимость перерасходованного сверх нормативов топлива. Рассмотрим на примере 4, как отражаются в учете расчеты, производимые в такой ситуации. При отсутствии согласия работника возместить ущерб данные суммы можно взыскать только через суд, доказав, что в этом перерасходе имеется вина работника.

Пример 4 . Сверхнормативный расход топлива водителем обошелся предприятию в сумму 617 руб. Работник не смог объяснить причину сверхнормативного расходования топлива и согласился компенсировать его стоимость.
В бухгалтерском учете были произведены следующие записи:
Д-т сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"
К-т сч. 10 "Материалы", субсч. "Топливо",
617 руб.
отражена сумма сверхнормативного расхода ГСМ;

К-т сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"
617 руб.
сумма сверхнормативного расхода топлива отнесена на водителя;
Д-т сч. 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"
К-т сч. 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсч. 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба",
617 руб.
сумма ущерба удержана из зарплаты водителя.

Расходование ГСМ на цели, не связанные с производственной деятельностью предприятия. В этом случае их стоимость не подлежит списанию в состав расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль.
Допустим, предприятие по просьбе дома-интерната для престарелых выделило строительные материалы для ремонта помещений. Для перевозки материалов было израсходовано топливо. В бухгалтерском учете стоимость выделенных материалов и истраченного топлива нужно отражать по дебету счета 91, в налоговом учете - в регистре расходов, не уменьшающих базу по налогу на прибыль. Если по данному топливу имелся "входной" НДС, ранее отнесенный на вычет, его нужно восстановить. Сумма восстановленного налога отражается записью по дебету счета 91 и кредиту счета 68, субсчет "Расчеты по НДС".

Учет потерь ГСМ, возникших в результате естественной убыли

Потери топлива могут возникать не только в результате таких событий, как хищения. ГСМ могут испаряться, налипать и т.п. Иначе говоря, бухгалтер может столкнуться с фактом потерь топлива в результате влияния естественных условий. В этом случае можно говорить о необходимости расчета норм естественной убыли.
Вообще, нормы естественной убыли - это нормы потерь, представляющие собой естественную убыль товаров в массе или объеме, возникающую вследствие физических и химических процессов при нормальных условиях транспортировки, хранения и отпуска.
Потери, не связанные с естественными процессами (например, протечка резервуара, ремонт, зачистка резервуара), при расчете норм естественной убыли не учитываются.
С 20 ноября 2009 г. действует Приказ Минэнерго России от 13.08.2009 N 364 "Об утверждении Норм естественной убыли нефтепродуктов при хранении". Данные Нормы являются предельными и применяются только в случае фактической недостачи (пример 5).

Пример 5 . Бухгалтер транспортного предприятия, постоянно имеющего на хранении (зачастую длительном) значительные запасы бензина, произвел расчет норм естественной убыли. Норма составила 4 л, которые он и списал. Однако данные инвентаризации показали, что количество топлива не менялось, а недостачи нет.
Действия бухгалтера не верны, так как нормы естественной убыли необходимо рассчитывать только при факте выявления недостачи.

Естественная убыль нефтепродукта определяется умножением соответствующей нормы на массу принятого нефтепродукта в тоннах и зависит от: климатической зоны (Распределение территории по климатическим зонам для применения норм естественной убыли нефтепродуктов приведено в Приложении N 3 к Нормам естественной убыли нефтепродуктов при хранении); времени года (осенне-зимнего (с 1 октября по 31 марта) или весенне-летнего (с 1 апреля по 30 сентября) периодов); группы нефтепродуктов (разделение на группы исходя из физико-химических свойств приведено в Приложениях N N 1 и 2 к Нормам естественной убыли нефтепродуктов при хранении); продолжительности хранения (первый месяц хранения, свыше одного месяца); типа резервуаров, в которых хранятся нефтепродукты (наземные стальные, наземные стальные с понтоном, заглубленные), и их вместимости (пример 6).

Пример 6 . Инвентаризация, проведенная в июне, хранящихся в наземных стальных резервуарах емкостью до 1000 куб. м на предприятии (вторая климатическая зона) нефтепродуктов первой группы показала недостачу бензина автомобильного (первая группа нефтепродуктов) в количестве 6 литров на сумму 138 руб. В учете произведена запись:
Д-т сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"
К-т сч. 10 "Материалы", субсч. "Топливо",
138 руб.
отражена стоимость недостающего ГСМ.
Начиная со второго месяца хранения в резервуаре хранилось 1,2 т бензина плотностью 0,76 кг/л.
Норма естественной убыли согласно Приказу Минэнерго России от 13.08.2009 N 364, исходя из имевшихся условий составила 0,288 кг на 1 т топлива и была равна 0,346 кг (0,288 кг/т x 1,2 т) или 0,455 л (0,346 кг: 0,76 кг/л).
Соответственно, недостача в размере 0,455 л - недостача в пределах норм естественной убыли, которая и была списана:
Д-т сч. 20 "Основное производство"
К-т сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"
10,47 руб. (0,455 л x (138 руб. : 6 л))
стоимость недостающего ГСМ в пределах норм естественной убыли списана на себестоимость продукции.
Недостача сверх норм естественной убыли отнесена на виновное лицо:
Д-т сч. 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсч. 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба",
К-т сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"
127,53 руб. (138 - 10,47)
сумма недостачи сверх норм естественной убыли отнесена на материально ответственное лицо.

Подпункт 2 п. 7 ст. 254 НК РФ устанавливает, что для целей налогообложения к материальным расходам приравниваются потери от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке материально-производственных запасов в пределах норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном Правительством РФ. Таким образом, организация вправе включить в материальные расходы по налогу на прибыль убытки от потерь при хранении нефтепродуктов в пределах Норм естественной убыли, утвержденных Минэнерго России от 13.08.2009 N 364.

В.Ю. Галенко, главный бухгалтер ОАО «Трансэлектромонтаж», действительный член ИПБ Московского региона

Одна из основных статей расходов в транспортных предприятиях, компаниях, имеющих на балансе автотранспорт, строительные машины и механизмы, – это затраты на горюче-смазочные материалы, аккумуляторы, автомобильные шины, ремонт и дорогостоящие запасные части. А значит, грамотно организованный учет и контроль за движением таких материально-производственных запасов имеет огромное значение. Мы начинаем цикл статей, посвященных этому вопросу. Начнем с учета ГСМ.

Определение горюче-смазочных материалов содержится в единственном нормативном правовом акте – Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету горюче-смазочных материалов в сельскохозяйственных организациях (утв. Минсельхозом России 16.05.2005).

Согласно пункту 3 указанного документа, к ГСМ относят топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки), специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).

Документальное оформление

Прежде всего, организация должна установить нормы расхода ГСМ. Несмотря на то что документа, нормирующего списание ГСМ в целях налогового учета, нет, проверяющие строго следят за порядком оформления первичных документов по эксплуатации автотранспорта и механизмов, а также за экономическим обоснованием расходов на горючее.

Автотранспортные предприятия, организации, занятые в системе управления и контроля, предприниматели и другие юридические лица, независимо от форм собственности, эксплуатирующие автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории Российской Федерации, должны, а прочие организации могут воспользоваться распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»» (далее – Методические рекомендации).

Кроме того, для определения норм расхода ГСМ можно использовать данные различных приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС, автоматизированных систем контроля за топливом в баках и т. п. (письмо Минфина России от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).

Если в рекомендациях нет норм расхода топлива для конкретной марки автомобиля, руководитель организации может своим приказом установить нормы, разработанные по индивидуальным заявкам научными организациями, осуществляющими разработку таких норм по специальной программе-методике, либо руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля или специальной техники (письмо Минфина России от 14.01.2009 г. № 03-03-06/1/15).

При использовании типовых норм Минтранса России (а равно и при разработке норм самостоятельно) следует учитывать поправки к нормам (п. 5 Методических рекомендаций). В Методических рекомендациях также приведены формулы расчета нормативных значений расхода топлив для различных типов автомобилей.

Документами, подтверждающими расходование ГСМ автомобильным транспортом и специальной техникой, являются путевые листы автомобилей, маршрутные листы специальной техники, путевые листы строительных машин, рапорты о работе специальной техники, системы контроля пробега и т. п. С 1 января 2013 года в соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Обязательными к применению остаются формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

По мнению арбитражных судов, составление путевого листа носит обязательный характер только для автотранспортных предприятий, для которых эксплуатация легкового автомобиля является видом их деятельности (то есть являющихся субъектами транспортной деятельности). Как следствие, другие организации могут признавать расходы на ГСМ, другие затраты, связанные с транспортом, на основании иных документов без заполнения путевых листов (постановления ФАС Московского округа от 18.09.2013 по делу № А40-19421/13-99-60, от 11.05.2007 № КА-А40/2612-07, Западно-Сибирского округа от 09.04.2012 по делу № А75-4440/2011, Восточно-Сибирского округа от 25.02.2010 по делу № А74-3569/2009).

Контролирующие же органы считают, что наличие путевых листов обязательно для всех организаций, эксплуатирующих автомобильный транспорт (письма Минфина России от 30.11.2012 № 03-03-07/51, ФНС России от 22.11.2010 № ШС-37-3/15988@ и т. п.), в том числе и по автотранспорту, взятому в аренду (для обоснования расходов на аренду) (письма УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 № 20-12/064123.2, от 30.04.2008 № 20-12/041966.1 и т. п.).

Исходя из этого можно сделать вывод, что организациям, не являющимся субъектами транспортной деятельности, для учета эксплуатации автомобильного транспорта, использования ГСМ необходимо оформлять первичный учетный документ, отвечающий требованиям части 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ, имеющий в реквизитах:

• наименование документа;
• дату составления;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
• подписи перечисленных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц,

На усмотрение организации в этот документ могут быть добавлены некоторые специфические реквизиты, позволяющие идентифицировать хозяйственную операцию и подтвердить расходы (показания спидометра, данные о водителе и т. д.).

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Путевой лист с заполненными обязательными реквизитами является одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов (письмо Минфина России от 25.08.2009 г. № 03-03-06/2/161). Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца (п. 10. приказа Минтранса России № 152, письмо Минфина России от 30.11.2012 № 03-03-07/51).

Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:

1. наименование и номер путевого листа;
2. сведения о сроке действия путевого листа;
3. сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
4. сведения о транспортном средстве;
5. сведения о водителе.

Для налогового учета (при заполнении всех первичных документов учета работы машин и механизмов) рекомендуется указывать также информацию о расходе ГСМ, даже если пробег техники по вышедшему из строя спидометру (одометру) установить невозможно. В таком случае фактический пробег автомобиля необходимо подтверждать другими документами или измерениями (письма УМНС России по г. Москве от 30.04.2004 № 26-12/31459, ФНС России от 16.07.2010 № ШС-37-3/6848 «О порядке признания в целях исчисления налога на прибыль расходов на ГСМ»).

А вот полное (детальное) описание маршрута не обязательно (хотя и допустимо) (постановление ФАС Поволжского округа от 21.05.2013 по делу № А55-23291/2012 (Определением ВАС РФ от 30.08.2013 № ВАС-11880/13 отказано в передаче дела № А55-23291/2012 в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора данного постановления)).

Каким реквизитам путевого листа уделить особое внимание? Подсказку можно найти в письме ФНС России от 21.08.2009 № ШС-22-3/660@ «О направлении систематизированных материалов по документированию операций при транспортировке товаров».

Оформленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет, а если они подтверждают работу в тяжелых, вредных или опасных условиях труда, хранить их необходимо 75 лет (п. 842 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558)).

Единицей измерения топлива на предприятиях, как правило, является литр, однако поставщики могут выставлять отгрузочные документы и в тоннах (килограммах). Чтобы перевести единицы измерения из одной в другую, необходимо использовать справочные данные о плотности топлива, которая измеряется в кг/куб. м.

В организациях, эксплуатирующих автомобильный транспорт (специальную технику), целесообразно издать приказ, разработанный на основании технических норм, справочников, инструкций с определением коэффициентов и порядка перевода из одной единицы измерения в другую по основным используемым номенклатурам материалов (например, из литров в килограммы). Основываться можно на данных, приведенных в письме ФНС России от 24.03.2005 № 03-3-09/0412/23@ «О порядке пересчета количества нефтепродуктов из объемных единиц в весовые»:

• для А-76 (АИ-80) – от 0,700 до 0,750 г/куб. см;
• для АИ-92 – от 0,715 до 0,760 г/куб. см;
• для АИ-95 – от 0,720 до 0,775 г/куб. см;
• для АИ-98 – от 0,730 до 0,780 г/куб. см.

Примерную форму акта перевода единиц измерения см. ниже.

«Согласовано»

Главный инженер ПАО «Альфа»

____________________ Петров П. П.

«___»_______________ 20__ г.

АКТ перевода единиц измерения

Комиссия, назначенная приказом директора ПАО «Альфа» от _____№ ______, на основании действующего в Обществе «Положения-справочника о соотношении единиц измерения при переводе из одних в другие», утвержденного приказом директора ПАО «Альфа» от _____№ ____ в составе:

Председателя комиссии – Начальника (инженера) ПТО,

Членов комиссии: инженера отдела материально-технического обеспечения,

Кладовщика (материально ответственного лица).

Составили настоящий акт в том, что материально-производственные запасы, поступившие от ООО «Поставщик» по счету-фактуре № 123 от 05.08.2015 (требование, накладная № 123 от 05.08.15)0 оприходованы на склад № __ (в подотчет материально ответственного лица) в следующем количестве:

Комиссия произвела подсчет, взвешивание и перевод в другие единицы измерения в соответствии с нормами, утвержденными законодательством.

Председатель комиссии: __________ начальник (инженер) ПТО

Члены комиссии:

Инженер отдела материально-технического обеспечения

Кладовщик (материально ответственное лицо)

Для контроля за движением горюче-смазочных материалов в компании целесообразно определить приказом руководителя ответственных лиц за составление отчетов, сроки предоставления таких отчетов в бухгалтерию, состав комиссии, форму отчета, другие показатели.

При поступлении ГСМ в организацию материально ответственное лицо (кладовщик) осуществляет проверку поступивших ценностей по количеству, сортам, маркам на соответствие данным, указанным в сопроводительных документах поставщика-отправителя. При этом обеспечивается полный слив горюче-смазочных материалов и их своевременное оприходование. Хранение горюче-смазочных материалов должно осуществляться на специально оборудованных и огражденных нефтескладах, стационарных пунктах (постах) заправки транспортных средств, машин и механизмов.

Места хранения ГСМ должны быть оборудованы поверенными (откалиброванными) измерительными приборами, инструментом, средствами измерения, специальной оснасткой и т. п. Также они должны отвечать требованиям противопожарной безопасности.

Налоговый учет

Расходы на горюче-смазочные материалы могут быть учтены в налоговом учете. Порядок их учета зависит от вида деятельности организации: они учитываются либо в составе материальных расходов (подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ), либо в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как затраты на содержание служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Естественно, при условии соответствия таких расходов критериям статьи 252 НК РФ (письма Минфина России от 10.06.2011 № 03-03-06/4/67, от 22.06.2010 № 03-03-06/4/61).

В целях налогового учета рекомендуется (хотя и необязательно, как следует из писем Минфина России от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875, от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097, от 30.01.2013 № 03-03-06/2/12) опираться на утвержденные в организации нормы расхода ГСМ.

При превышении фактического расхода топлива над установленным нормативно налогоплательщику целесообразно назначить комиссию и оформить специальным актом замер фактического расхода топлива на 100 км пробега (на 1 машино-час работы) и после этого отразить расход ГСМ при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 05.04.2012 по делу № А27-8757/2011). Если организация по каким-либо причинам не может предоставить экономическое обоснование превышения лимита расхода топлива, то расходы сверх лимита относить на уменьшение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль рискованно.

Иные же эксплуатационные расходы (приобретение незамерзающей жидкости для стекол, оплата мойки, стоянок, парковки и другие затраты) не нормируются и признаются в расходах в полном размере при соблюдении условий экономической обоснованности и документального подтверждения.

Бухгалтерский учет

Приобретение ГСМ

Организация может приобретать ГСМ за наличный расчет и в безналичной форме. За наличный расчет ГСМ приобретаются работниками организации, и расчеты ведутся с применением счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Работник организации, получивший денежные средства в подотчет, после покупки горюче-смазочных материалов предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет по унифицированной форме АО-1 «Авансовый отчет» (утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55). К авансовому отчету должны быть приложены все оправдательные документы, подтверждающие произведенные расходы.

Для подтверждения факта приобретения горюче-смазочных материалов посредством пластиковой банковской карты подотчетное лицо должно представить документ, подтверждающий оплату (слип платежного терминала) и чек контрольно-кассового аппарата (или квитанцию).

Для учета средств на пластиковой банковской карте открывается счет 55 «Специальные счета в банках», субсчет 4 «Банковские карты».

Топливные карты содержат информацию об объеме приобретенного неиспользованного топлива на текущий момент и позволяют ее держателю заправить бензин в топливный бак в пределах расходного лимита, установленного договором.

Топливные карты, равно как и талоны на право получения топлива, учитываются, как правило, на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» в аналитике по маркам горюче-смазочных материалов и по материально ответственным лицам либо как денежные документы на счете 50 «Касса», субсчете 3 «Денежные документы».

При получении топливных карт или талонов от поставщика необходимо оформить приходный ордер (форма № М-4, утвержденная постановлением Госкомстата России № 71а) или иной первичный документ, утвержденный в организации, в котором указать марку бензина, серию и номера полученных топливных карт, талонов, их номинал в литрах.

Ежемесячно поставщик топлива представляет товарную накладную формы № ТОРГ-12, счет-фактуру, отчет об операциях по топливным картам (или талонам).

Поступление ГСМ

Согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению (утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н), для учета ГСМ предназначен счет 10 «Материалы» субсчет 3 «Топливо».

Поступившие в организацию ГСМ могут учитываться в оперативном (аналитическом) учете и местах хранения либо по фактической себестоимости их приобретения, либо по учетным ценам (в зависимости от установленного в учетной политике метода).

Фактической себестоимостью МПЗ, приобретенных за плату, является сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации). На это указывает пункт 6 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов».

Фактическая себестоимость материально-производственных запасов, в которой они приняты к бухгалтерскому учету, не подлежит изменению, кроме случаев, установленных законодательством Российской Федерации.

Если же аналитический учет МПЗ ведется по учетным (плановым) ценам, то их фактическая себестоимость предварительно накапливается на счете 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», а отклонения (разница между стоимостью ценностей, исчисленной по учетным ценам, и их фактической себестоимостью) относят на счет 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».

Согласно пункту 80 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (утв. приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н), в качестве учетных цен могут быть использованы:

• договорные цены;
• фактическая себестоимость горюче-смазочных материалов, исчисленная за предыдущий период (предыдущий месяц или предыдущий отчетный год);
• планово-расчетные цены (внутренние), разработанные и утвержденные организацией на основании фактической себестоимости;
• средняя цена по группе материально-производственных запасов.

При учете ГСМ по учетным (плановым) ценам их покупная стоимость, а также иные затраты, связанные с их приобретением, учитываются по дебету счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и кредиту счетов 60, 20, 23, 71, 76 (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета № 94н).

Учетные (плановые) цены – это цены, которые остаются неизменными в течение определенного временного периода (года, квартала, а в случае существенных для организации отклонений от рыночных цен – и чаще) до момента их пересмотра экономическими службами организации.

В случае если учетными (плановыми) признаются договорные цены, другие расходы, включаемые в фактическую себестоимость материалов, учитываются в составе транспортно-заготовительных расходов. Также к транспортно-заготовительным расходам относят разницы:

• возникающие между фактической себестоимостью материалов, сформированной в текущем месяце, и их учетной (плановой) ценой (при использовании фактической себестоимости материалов в качестве учетной (плановой) цены);
• между договорными ценами и планово-расчетными (при использовании планово-расчетных цен в качестве учетных (плановых) цен);
• возникающие между фактической себестоимостью материалов и средней ценой группы (при использовании средней цены группы в качестве учетной (плановой) цены).

Бухгалтерские записи при поступлении ГСМ будут следующие:

Дебет 10.3 Кредит 60, 71

– поступили ГСМ;

Дебет 19 Кредит 60

– отражен «входной» НДС со стоимости поступивших ГСМ.

Записью Дебет 10 Кредит 15 отражается принятие к учету материалов, фактически поступивших в организацию, а разница между фактической себестоимостью сырья и его стоимостью в учетных (плановых) ценах отражается в корреспонденции счетов 15 и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» (Дебет 15 (16) Кредит 16 (15)).

Остаток же по счету 15 на конец месяца показывает наличие материалов в пути.

Таким образом, все затраты, формирующие фактическую себестоимость МПЗ, отражаются по дебету счета 15, и при поступлении МПЗ в организацию они принимаются к учету на счет 10 по учетным (плановым) ценам.

Рассмотрим порядок отражения поступления горюче-смазочных материалов по учетным (плановым) ценам на примере (См. пример 1).

Если в текущем периоде списан не весь объем закупленных горюче-смазочных материалов, необходимо сумму остатка величины отклонения на начало месяца и текущих отклонений за месяц разделить на сумму остатка материалов на начало месяца и поступивших материалов в течение месяца по учетной стоимости и умножить его на 100.

Это значение необходимо использовать при списании отклонения учетной стоимости израсходованных материалов (п. 87 Методических указаний по учету МПЗ). Если величина отклонений не превышает 10% учетной стоимости материалов или если их удельный вес (в процентах к договорной (учетной) стоимости) не превышает 5%, сумма отклонений может сразу списываться на счета учета затрат (п. 88 Методических рекомендаций по учету МПЗ).

Списание ГСМ

При списании ГСМ в производство и ином выбытии их оценка производится одним из следующих способов:

• по себестоимости каждой единицы;
• по средней себестоимости;
• по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (способ ФИФО).

По каждой группе (виду) материально-производственных запасов в течение отчетного периода может применяться только один способ оценки.

Списание ГСМ производится в зависимости от особенностей организации учета либо:

• в дебет счета 20 «Основное производство» (предназначен для обобщения информации о затратах производства, продукция, работы или услуги которые явились целью создания данной организации);
• в дебет счета 23 «Вспомогательные производства» (предназначен для обобщения информации о затратах производств, которые являются вспомогательными (подсобными, обеспечивающими) для основного производства организации);
• в дебет счета 25 «Общепроизводственные расходы» (предназначен для обобщения информации о расходах по обслуживанию основных и вспомогательных производств организации);
• в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» (предназначен для обобщения информации о расходах для нужд управления, не связанных непосредственно с производственным процессом);
• в дебете счета 29 «Обслуживающие производства и хозяйства» (предназначен для обобщения информации о затратах, связанных с выпуском продукции, выполнением работ и оказанием услуг обслуживающими производствами и хозяйствами, состоящими на балансе организации, деятельность которых не связана с производством продукции, выполнением работ и оказанием услуг, явившихся целью создания данной организации);
• в дебет счета 44 «Расходы на продажу» (предназначен для обобщения информации о расходах, связанных с продажей продукции, товаров, работ и услуг).

Если ГСМ был продан, его списание производится в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы».

Хранение ГСМ

В процессе хранения горюче-смазочных материалов на складе организации, особенно когда объем хранения ГСМ большой, могут возникать, вследствие физических процессов, например, таких как испарение, потери, которые признаются естественной убылью. Выявление и списание естественной убыли осуществляются на основании данных проведенной инвентаризации. Списание горюче-смазочных материалов в пределах норм естественной убыли до установления факта недостачи запрещается.

Нормы естественной убыли применяются в размерах и порядке, установленном постановлением Правительства РФ от 12.11.2002 № 814 «О порядке утверждения норм естественной убыли при хранении и транспортировке товарно-материальных ценностей». В соответствии с этим порядком приказом Минэнерго России от 13.08.2009 № 364 утверждены нормы естественной убыли нефтепродуктов при их хранении. Данные нормы зависят от вида горюче-смазочных материалов и от климатической группы.

Бухгалтерские записи по учету недостачи в пределах норм естественной убыли будут следующие:

Дебет 94 Кредит 10.3

– отражена недостача ГСМ;

Дебет 44, 20, 25, 26 Кредит 94

– списана недостача в пределах норм естественной убыли;

Дебет 73.2, 91.2 Кредит 94

– сумма недостачи сверх норм естественной убыли отнесена за счет виновных или финансовых результатов организации.

Справка

Классификация, категорийность автомобильных дорог и правила их использования установлены постановлением Правительства РФ от 28.09.2009 № 767 «О классификации автомобильных дорог в Российской Федерации», а также Федеральным законом от 08.11.2007 № 257-ФЗ «Об автомобильных дорогах и о дорожной деятельности в Российской Федерации и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации».

Субъектами транспортной деятельности в соответствии с приказом Минтранса России от 15.01.2014 № 7 «Об утверждении Правил обеспечения безопасности перевозок пассажиров и грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом и Перечня мероприятий по подготовке работников юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозки автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, к безопасной работе и транспортных средств к безопасной эксплуатации» являются юридические лица и индивидуальные предприниматели, осуществляющие на территории Российской Федерации деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, предназначенных для перевозок пассажиров и грузов.