Г. В. МОРОЗОВА О. В. ДЕРИНА

РАЗВИТИЕ КАДРОВОГО ПОТЕНЦИАЛА НАЛОГОВЫХ ОРГАНОВ КАК УСЛОВИЕ ПОВЫШЕНИЯ ИХ ЭФФЕКТИВНОСТИ

Ключевые слова: кадровый потенциал, человеческие ресурсы, персонал, налоговая служба, кадровая работа, профессиональное образование, повышение квалификации, мотивация

Аннотация. В статье рассматриваются проблемы и особенности кадровой работы в налоговых органах, направленной на повышение профессионального роста и профессиональной компетенции государственных служащих. На основе исследования предложен комплекс мероприятий по развитию мотивации персонала налоговой службы.

Реферат. Введение: в настоящее время человеческий капитал - наиболее значимый экономический ресурс общества, а инвестиции в него - важное условие конкурентоспособности для любой организации. Трансформация налоговой службы в сервисно ориентированную структуру создает ряд проблем, связанных с необходимостью совершенствования методов управления, сохранения и повышения качества человеческого капитала налоговых органов, основной составляющей которого является кадровый

МОРОЗОВА Галина Владимировна, доцент кафедры финансов и кредита Национального исследовательского Мордовского государственного университета, кандидат экономических наук.

ДЕРИНА Ольга Викторовна, доцент кафедры финансов и кредита Национального исследовательского Мордовского государственного университета, кандидат экономических наук.

© Морозова Г. В., Дерина О. В., 2016

потенциал. Управление кадровым потенциалом, включающее комплекс мероприятий по формированию кадрового резерва, профессиональному обучению и повышению квалификации сотрудников, влияет на эффективность функционирования налоговой службы и реализацию налоговой политики.

Материалы и методы: в качестве материалов использовались научные публикации, отчеты и приказы Федеральной налоговой службы России, отчетные данные Управления Федеральной налоговой службы России по Республике Мордовия. Применялись принципы системного подхода, позволившие выявить существующие проблемы и особенности развития кадрового потенциала налоговых органов. Кроме того, использовались такие общенаучные методы и приемы, как научная абстракция и статистические методы анализа.

Результаты исследования: анализ кадровой работы в Управлении Федеральной налоговой службы России по Республике Мордовия позволил выявить следующие особенности и проблемы: предлагаемые учебными заведениями программы дополнительного профессионального образования недостаточно ориентированы на практические потребности; действующие кадровые технологии (отбор, формирование и обучение кадрового резерва) применяются весьма ограниченно; проведение квалификационного экзамена носит формальный характер и др. Серьезной проблемой является и отсутствие внутренней мотивации служащих как одной из основ формирования профессионализма кадров налоговой службы.

Обсуждение и заключения: в целях развития мотивации персонала налоговой службы целесообразно проведение ряда мероприятий, таких как: повышение профессионального уровня и квалификации работников на основе дальнейшего развития системы непрерывного профессионального образования; присвоение соответствующего квалификационного разряда по результатам аттестации; назначение сотрудников на должности с учетом их заслуг в профессиональной деятельности; развитие системы материального и морального стимулирования работников налоговых органов и др. Развитие кадрового потенциала налоговых органов будет способствовать повышению эффективности их работы.

В условиях становления инновационной экономики человеческий капитал рассматривается как наиболее ценный и значимый экономический ресурс общества, важный источник конкурентных преимуществ, а инвестиции в него - как решающий фактор конкурентоспособности для организации любого вида деятельности1. Повышенное внимание к человеческому фактору развития организации стало уже почти аксиомой теории и практики современного менеджмента. Системы и методы управления человеческими ресурсами и расходами на привлечение и развитие конкурентоспособного персонала в мировой практике становятся все более разнообразными и постоянно совершенствуются.

Невозможно переоценить значение человеческого капитала и для организаций, функционирующих в налоговой сфере. В условиях трансформации Федеральной налоговой службы в сервисно ориентированную структуру накапливается комплекс проблем, связанных с необходимостью совершенствования ее организационного построения, методов управления и взаимодействия с внешней средой, а также сохранения, укрепления и повышения качества человеческого капитала налоговых органов, выступающего главным фактором экономического роста и конкурентоспособности. Основополагающим компонентом последнего является кадровый потенциал, от качества которого зависят осуществление налогового администрирования и реализация налоговой политики.

Управление Федеральной налоговой службы России по Республике Мордовия (УФНС России по РМ) является территориальным органом федерального органа исполнительной власти, уполномоченного по контролю и надзору в области налогов и сборов, а именно территориальным органом ФНС России. Следует отметить, что об уровне и успешности управления персоналом свидетельствуют итоговые экономические показатели, а также стабильность работы всей структуры. Однако существуют и специфические показатели: эффективность (результативность) деятельности структурных подразделений налоговых органов и отдельных сотрудников; удовлетворенность персонала своей работой; текучесть кадров; соблюдение трудовой дисциплины; наличие (отсутствие) конфликтов на всех уровнях отношений; социально-психологический климат; особенности организационной культуры.

Важным показателем движения персонала в налоговых органах, характеризующим эффективность управления трудовыми ресурсами, является текучесть кадров (табл. 1).

В 2014 г. текучесть кадров в целом по УФНС России по РМ составила 5,8 %. Наивысшего значения показатель текучести персонала достиг в 2013 г., составив 10,0 %. На этот период приходится значительный объем сокращений, связанный с оптимизацией численности сотрудников налоговых органов, а также наибольшее число уволившихся по собственному желанию.

Таблица 1

Динамика показателей движения кадрового персонала налоговых органов Республики Мордовия2

Год Среднесписочная численность, чел. Выбыло, чел. Текучесть, %

по собственному желанию другое основание по сокращению должности

2010 977 42 2 11 4,8

2011 930 29 10 44 4,2

2012 854 31 2 75 3,9

2013 775 69 9 28 10,0

2014 798 39 7 0 5,8

Основополагающим требованием в деятельности государственных служащих налоговых органов является наличие высшего образования.

По данным УФНС России по РМ, на начало 2010 г. доля федеральных государственных служащих, имеющих высшее образование, составляла 93,3 %, на начало 2011 г. - 95,0 %, на начало 2012 г. - 96,0 %, на начало 2013 г. - 96,2 %, на начало 2013 г. - 96,5 %. При этом 65,0 % государственных служащих являются специалистами в области экономики и управления. Число сотрудников налоговых органов с высшим образованием ежегодно увеличивается. В 2014 г. удельный вес сотрудников с высшим образованием составил 96,5 %. Это связано прежде всего с происходящими процессами модернизации налоговых органов.

Решение задач, стоящих перед налоговой службой, невозможно без системного обучения сотрудников. Федеральной налоговой службой на регулярной основе проводится работа по организации дополнительного профессионального образования федеральных государственных гражданских служащих ФНС России. В соответствии с Приказом ФНС России «Об утверждении перечней организаций, находящихся в ведении ФНС России» от 30 декабря 2013 г. № НД-7-5/661@ федеральные государственные образовательные учреждения дополнительного профессионального образования Северо-Западный институт повышения квалификации Федеральной налоговой службы (г. Санкт-Петербург) и Приволжский институт повышения квалификации Федеральной налоговой службы (г. Нижний Новгород) находятся в ведении ФНС3.

Ежегодно ФНС России совместно с институтами определяет основные приоритетные направления дополнительного

профессионального образования гражданских служащих налоговых органов с учетом интенсивных процессов модернизации налоговой системы, внедрения современных информационных технологий в условиях динамично меняющегося налогового законодательства4. Такая совместная работа способствует повышению уровня профессиональных компетенций гражданских служащих, что позволяет более эффективно решать возложенные на ФНС России задачи.

В настоящее время формируется единое образовательное пространство ФНС России на основе разрабатываемого программного обеспечения «Автоматизированная система тестирования кадров и образовательный портал ФНС России». Применение нового программного обеспечения позволит осуществлять организацию дополнительного профессионального образования и отражать информацию, связанную с профессиональным развитием гражданских служащих. Необходимость профессионального роста и повышения профессиональной компетенции работников налоговых органов обусловлена задачами, которые ставятся перед ними в современных социально-экономических условиях. Однажды полученное профессиональное образование уже не может гарантировать работнику высокую эффективность и качество работы на протяжении всей его трудовой деятельности. Специалист налоговой службы должен обладать комплексом знаний, умений и навыков по нескольким смежным специальностям: бухгалтерский учет, налогообложение, юриспруденция, психология, современные информационные технологии5. В связи с этим актуально управление процессом профессионального развития кадров в течение всей трудовой деятельности.

Данные табл. 2 показывают, что в УФНС России по РМ успешно используются программы повышения квалификации персонала. Соответственно, число сотрудников, прошедших обучение, имеет тенденцию к увеличению. Согласно данным табл. 2, в анализируемом периоде отмечается рост численности работников налоговых органов, повысивших свою квалификацию как в центрах подготовки, так и по госзаказу. Однако темпы прироста численности работников, прошедших различные программы повышения квалификации, ежегодно снижаются: 2012 г. - 164,8 %, 2013 г. - 120,5 %, 2014 г. - 119,2 %.

Таблица 2

Сведения о повышении квалификации персонала налоговых органов Республики Мордовия с 2010 по 2014 г.

Год Повышение квалификации Обучение персонала налоговых органов работе со средствами информатизации Отклонение +/-, % к предыдущему году

Повышение квалификации в центрах подготовки персонала налоговых органов Повышение квалификации по Государственному заказу (госконтракт)

2010 очно дистанционно очно дистанционно очно дистанционно

Итого: 280 Итого: 18

2011 очно дистанционно очно дистанционно очно дистанционно -55,3

Итого: 154 Итого: 11

2012 очно дистанционно очно дистанционно очно дистанционно 164,8

Итого: 173 Итого: 25 Итого: 43

2013 очно дистанционно очно дистанционно очно дистанционно 120,5

38 197 10 23 11 49

Итого: 235 Итого: 33 Итого: 60

Всего: 3 28

2014 очно дистанционно очно дистанционно очно дистанционно 119,2

19 196 1 58 9 108

Итого: 215 Итого: 59 Итого: 117

Программы повышения квалификации и переподготовки федеральных государственных служащих имеют узкопрофессиональную направленность, что является положительной стороной их обучения. Однако, как показывает практика, действующий порядок организации профессиональной подготовки и повышения квалификации персонала налоговых органов в недостаточной мере способствует достижению целей организации через профессиональную самореализацию служащих.

В настоящее время существуют проблемы, связанные с обучением служащих. К ним относятся: недостаточная ориентированность предлагаемых учебными заведениями программ дополнительного профессионального образования на практические потребности; отсутствие проработанных механизмов контроля за качеством работы образовательных учреждений, реализующих программы дополнительного профессионального образования; отсутствие мотивации к прохождению дополнительного профессионального образования, так как его результаты не влияют на карьерный рост или материальное положение; медленное внедрение дистанционных образовательных технологий в практику профессионального обучения гражданских служащих.

Профессионализм сотрудников как система трудовых и личностных функций развивается в виде сменяющих друг друга стадий: вхождение в трудовую организацию, освоение профессии, достижение профессионального мастерства, уход из профессии или организации6.

Каждый из этих периодов может иметь множество вариантов развития событий. Например, в начале своего трудового пути сотрудник мотивирован на достижение определенных целей в организации в личностном и (или) профессиональном плане. Он приходит в организацию, обладая определенным уровнем знаний, умений и навыков. В течение приблизительно 3-5 первых лет работы сотрудники нацелены на повышение своего профессионального уровня, заинтересованы в получении признания в коллективе, в повышении своего социального статуса и дальнейшем развитии профессиональных и личностных качеств. Таким образом, можно говорить об их положительном развитии - приближение к образу идеального сотрудника, настоящего профессионала в налоговой сфере.

В структуре налоговых органов для перехода на другой уровень развития профессиональной карьеры необходима оценка полученных и приобретенных знаний. Такая оценка проводится с помощью аттестации работника и вынесения решения о его соответствии занимаемой должности. Главной задачей, решаемой посредством проведения аттестации

служащих, является создание резерва для продвижения по служебной лестнице. Работа с кадровым резервом включает: планирование предполагаемых изменений в руководстве УФНС; предварительный набор кандидатов в резерв (по результатам аттестации); получение информации о деловых, профессиональных и личностных качествах кандидатов; формирование списочного состава резерва кадров.

Анализ кадровой работы в УФНС России по РМ позволил выявить ее некоторые особенности. Во-первых, в настоящее время недостаточно эффективно реализуется программа развития персонала, нет продуманной системы мотивации, отлаженной схемы поиска и оценки работников. Во-вторых, не в полной мере используются возможности подготовки и переподготовки персонала, поскольку действующая практика образования, переподготовки и повышения квалификации персонала не может обеспечить налоговые органы высококвалифицированными кадрами в необходимом для них объеме и в заданные сроки. В-третьих, действующие кадровые технологии (отбор, формирование и обучение кадрового резерва) применяются весьма ограниченно. В-четвертых, должна измениться процедура проведения квалификационного экзамена, поскольку, как правило, она носит формальный характер.

Таким образом, наше исследование показало, что кадровая работа проводится на регулярной основе, но практические действия и мероприятия разрознены, часто не согласованы между собой, что препятствует формированию целостной системы кадровой работы.

В организации работы с персоналом на современном этапе развития наступает новый период, характеризующийся усилением внимания к личности работников, их мотивации и поискам новых стимулов. В условиях ограниченности у руководителя прямых материальных стимулов особая роль отводится развитию внутренней мотивации, когда сама профессиональная деятельность является способом самовыражения и самореализации человека. При этом необходимо использовать современные методы и инструменты управления для определения и использования всех потенциальных возможностей сотрудников в профессиональной деятельности.

На наш взгляд, целесообразно будет провести ряд мероприятий по развитию мотивации персонала налоговой

службы: повышение профессионального уровня и квалификации работников налоговых органов на основе дальнейшего развития системы непрерывного профессионального образования; самообразование (на добровольной или обязательной основе); проведение аттестации комиссией или руководителем и присвоение соответствующего квалификационного разряда по результатам аттестации; назначение сотрудников на соответствующие должности с учетом их заслуг в профессиональной служебной деятельности, а также с учетом их деловых качеств и совершенствования профессионального мастерства; развитие системы материального и морального стимулирования работников налоговых органов; обеспечение правовой защиты работников налоговых органов, предоставление им социальных гарантий.

Все имеющиеся методы и способы стимулирования работников для повышения их профессионализма не раз прописаны в различных нормативно-правовых актах. Необходимо лишь создать условия, при которых бы они выполнялись реально, а не только в отчетах.

Особая роль в управлении персоналом отводится кадровой службе. В Концепции кадровой политики Федеральной налоговой службы, утвержденной Приказом ФНС России от 11 июля 2011 г. № ММВ-7-4/436@, отмечена необходимость совершенствования подразделений, отвечающих за проведение кадровой политики в налоговых органах, через повышение их роли по управлению персоналом, изменение их структуры и определение новых функциональных задач. Именно перед кадровыми подразделениями налоговых органов стоит важная задача планирования потребности в кадрах, разработки мероприятий по обучению и профессиональному развитию работников, работы с кадровым резервом, развития карьеры и других направлений кадровой работы7.

В заключение следует отметить, что дальнейшее укрепление и развитие кадрового потенциала налоговых органов позволит оценить социально значимые и профессионально важные качества сотрудников, спрогнозировать успешность их профессиональной деятельности, повысить эффективность и результативность работы персонала Федеральной налоговой службы России, ее территориальных и структурных подразделений.

ПРИМЕЧАНИЯ

1 См.: Троценко С.А. Особенности бюджетных инвестиций в сфере высшего профессионального образования // Юрид. мир. 2011. № 2. С. 41-45. URL: http://elibrary.ru/item.asp?id=16319614 (дата обращения: 12.05.2015).

3 См.: Приказ ФНС России «Об утверждении перечней организаций, нахо-дящихся в ведении ФНС России» от 30 дек. 2013 г. № НД-7-5/661@. URL: https://www.nalog.ru/rn77/about_fts/fts/subordinate/4573620 / (дата обращения: 12.10.2015).

4 См.: Итоговый отчет Федеральной налоговой службы России о результатах анализа состояния и перспектив развития системы образования за 2013 г. URL: https://www.nalog.ru/html/sites/www.new.nalog.ru/docs/ dopprof/analiz2013.rtf (дата обращения: 18.09.2015).

5 См.: Рогова Г.И. Профессиональная компетентность как основа конкурентоспособности работников налоговых органов России // Novainfo.ru. 2015. № 34. C. 349-358. URL: http://elibrary.ru/item.asp?id=23477684 (дата обращения: 23.12.2015).

6 См.: Ее же. Этапы и ступени профессионального развития работников налоговых органов // Инновации в науке: сб. ст. студентов, аспирантов, молодых ученых и преподавателей. Уфа: Аэтерна, 2014. С. 31-35. URL: http://aeterna-ufa.ru/sbornik/SB-01.pdf (дата обращения: 20.10.2015).

7 См.: Приказ «Об утверждении Концепции кадровой политики Федеральной налоговой службы» от 11 июля 2011 г. № ММВ-7-4/436@ // Информ.-прав. портал ГАРАНТ (дата обращения: 06.11.2015).

G. V. MOROZOVA, O. V. DERINA. DEVELOPMENT OF THE TAX AUTHORITIES" HUMAN RESOURCES AS A CONDITION FOR INCREASING THEIR EFFICIENCY

Key words: personnel potential, human resources, personnel, tax service, personnel work, vocational education, professional development, motivation

Abstract. The paper discusses problems and specifics of the tax authorities" human resources work aimed at enhancing professional growth and professional competence of public servants. On the basis of the conducted research, a set of measures is proposed to increase motivation of the tax service personnel.

Synopsis. Introduction: currently, human capital is the most significant economic resource of the society and investing in it is an important condition of competitiveness for any organization. The transformation of the tax service into a service-oriented structure creates a number of problems associated with the need to improve administration, preserve and enhance the quality of human capital of the tax authorities, the main component of which are human resources. Personnel administration includes a range of measures to form the personnel reserve, to train and professionally develop the employees

and it influences the efficiency of the tax service operations as well as the tax policy implementation.

Materials and Methods: the materials used were the scientific publications, reports, and orders of the Federal Tax Service of Russia, the reported data of the Directorate of the Federal Tax Service of Russia in the Republic of Mordovia. The principles of systemic approach were applied allowing to identify the existing problems and peculiarities of the tax authorities" personnel potential development. Besides, such general scientific methods and techniques asscientific abstraction and statistical methods of analysis were applied.

Results: the analysis of the personnel work in the Directorate of the Federal Tax Service of Russia in the Republic of Mordovia allowed to identify the following features and problems: the programs of additional vocational education proposed by educational institutions are insufficiently geared to practical needs; the application of the existing personnel technologies (selection, formation and training of the personnel reserve) is very limited; the qualification examination is a mere formality, etc. The lack of internal motivation of the employees, one of the bases of formation of professionalism of the tax service human resources, is a serious problem.

Discussion and Conclusions: in order to increase the motivation of the tax service personnel, it is appropriate to impose several measures such as: improvement of professional development and training of the employees on the basis of further development of the system of continuous vocational education; assignment of the relevant qualifying category according to the attestation results; assignment of employees to relevant positions based on their achievements in professional activity; development of the system of pecuniary and moral incentives for the tax authorities" employees, etc. Development of the tax authorities" human resources will improve the efficiency of their work.

1 Trotsenko SA. Osobennosti bjudzhetnyh investicij v sfere vysshego professional"nogo obrazovanija . Juridicheskij mir = Legal World. 2011; 2:41-45. Available from: http://elibrary.ru/item.asp?id=16319614 (accessed 12.05.2015). (In Russ.)

2 Zdes" i dalee privedeny dannye Upravlenija FNS Rossii po RM .

3 Prikaz FNS Rossii «Ob utverzhdenii perechnej organizacij, nahodjashhihsja v vedenii FNS Rossii» ot 30 dekabrja 2013 g. № ND-7-5/661@ . Available from: https: //www.nalog.ru/rn77/about_fts/fts/subordinate/4573620/ (accessed 12.10.2015). (In Russ.)

4 Itogovyj otchet Federal"noj nalogovoj sluzhby Rossii o rezul"tatah analiza sostojanija i perspektiv razvitija sistemy obrazovanija za 2013 g. . Available from: https:/ /www.nalog.ru/html/sites/www.new.nalog.ru/docs/ dopprof/analiz2013.rtf (accessed 18.09.2015). (In Russ.)

5 Rogova GI. Professional"naja kompetentnost" kak osnova konkurento-sposobnosti rabotnikov nalogovyh organov Rossii . Novainfo.ru. 2015; 34:349-358. Available from: http://elibrary.ru/ item.asp?id=23477684 (accessed 23.12.2015). (In Russ.)

6 Rogova GI. Jetapy i stupeni professional"nogo razvitija rabotnikov nalogovyh organov . Innovacii v nauke = Innovations in science. Ufa: Ajeterna Publ.; 2014. Available from: http://aeterna-ufa.ru/sbornik/ SB-01.pdf (accessed 20.10.2015). (In Russ.)

7 Prikaz «Ob utverzhdenii Koncepcii kadrovoj politiki Federal"noj nalogovoj sluzhby» . Informacionno-pravovoj portal GARANT = Legal information portal GARANT.

MOROZOVA Galina Vladimirovna, Candidate of Economic Sciences, Associate Professor at the Department of Finance and Credit, National Research Mordovia State University (Saransk, Russian Federation).

DERINA Olga Viktorovna, Candidate of Economic Sciences, Associate Professor at the Department of Finance and Credit, National Research Mordovia State University (Saransk, Russian Federation).

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

• Введение
• 1. Основные задачи отдела
• 2. Нормативно-правовая база кадрового обеспечения
• 2.1 Особенности приема на работу гражданских служащих
• 2.2 Заключение служебного контракта
• Заключение
• Список использованных источников

Введение

Учебную практику я проходила в Межрайонной ИФНС России № 8 по городу Калининграду.

Федеральная налоговая служба Росси является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по контролю и надзору за соблюдением законодательства о налогах и сборах, за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью внесения в соответствующий бюджет налогов и сборов, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Моя учебная практика проходила в отделе общего обеспечения Межрайонной ИФНС России № 8 по городу Калининграду. Отдел общего обеспечения является структурным подразделением Межрайонной ИФНС России № 8 по городу Калининграду. Функции отдела общего обеспечения: финансово-хозяйственное обеспечение, кадровое обеспечение, обеспечение ведения делопроизводства, собственная безопасность. Непосредственно объектом моего изучения было кадровое обеспечение. Кадровое обеспечение - это деятельность, направленная на комплектование профессионально подготовленными работниками, способными на уровне современных требований эффективно осуществлять в рамках закона и должностных полномочий задачи и функции государственных органов, закрепленных в нормативно-правовых актах механизмов и технологий формирования и использования кадров.

Цель моей работы - изучить и проанализировать работу отдела кадров.

Достижение таковой цели возможно при выполнении следующих задач:

Изучения нормативно-правовой базы кадрового обеспечения;

Формирование кадрового состава;

Выявить наиболее оспариваемые вопросы в судах;

Ведение делопроизводства.

1. Основные задачи отдела

Межрайонная ИФНС России № 8 по городу Калининграду (далее - Инспекция) является органом федеральной государственной гражданской службы. Государственная гражданская служба - важнейший механизм государственного управления. От того, насколько эффективно осуществляется управление персоналом государственной гражданской службы, зависит эффективность государственного управления.

Кадровое обеспечение осуществляется:

В рамках и на основе государственной кадровой политики;

В рамках единого правового поля.

Принципы системы организации работы с кадрами Инспекции:

Комплексная и объективная оценка уровня деловых и личных качеств служащих и результатов их деятельности при отборе, расстановке и выдвижении;

Открытость и равный доступ граждан РФ к государственной службе;

Систематическое обновление кадров с сохранением преемственности;

Подконтрольность служащих руководителям и вышестоящим органам;

Обеспечение законности и соблюдение нормативно-правовых требований и процедур.

Основные задачи отдела по кадровому обеспечению Инспекции:

Порядок формирования кадрового резерва;

Возможность назначения на вакантные должности в порядке служебного роста из сформированного на конкурсной основе кадрового резерва;

Порядок издания актов о поступлении на гражданскую службу, назначении на должность, освобождении от замещаемой должности и увольнении;

Ведение трудовых книжек;

Ведение личных дел гражданских служащих;

Организует и обеспечивает проведение конкурсов, квалификационных экзаменов;

Организует проверку достоверности и полноты сведений, представляемых гражданами, претендующими на замещение должностей федеральной государственной гражданской службы;

Ведет штатное расписание Инспекции, участвует в подготовке предложений по внесению изменений в штатное расписание;

Своевременное и четкое ведение единой автоматизированной информационной системы учета кадров "Кадры";

Рассматривает вопросы о поощрении и награждении ведомственными и государственными наградами сотрудников Инспекции;

Организует и обеспечивает проведение аттестации

Готовит и оформляет решения о присвоении классных чинов должностным лицам, замещающим государственные должности гражданской службы;

Организует проверку по соблюдению гражданскими служащими ограничений, запретов и соблюдению требований к служебному поведению, установленных федеральными законами;

Обеспечивает профессиональную подготовку персонала путем организации переподготовки и повышения квалификации работников Инспекции;

Организует и проводит служебные проверки

Организует мероприятия по воинскому учету, бронированию работников Инспекции;

Готовит документы необходимые для назначения трудовой пенсии и пенсии за выслугу лет гражданским служащим Инспекции и представляет их в Управление ФНС России по Калининградской области;

Ведет делопроизводство и хранение документов отдела, осуществляет их передачу на архивное хранение.

2. Нормативно-правовая база кадрового обеспечения

Конституцией РФ провозглашен принцип равного доступа граждан к государственной службе (ст.32).

В работе кадровая служба Инспекции руководствуется законами: "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (от 27.07.2004 № 79-ФЗ), "О системе государственной службы Российской Федерации" (от 27.05.2003 № 58-ФЗ), а также Указами Президента РФ № 110 " О проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации", № 111 "О порядке сдачи квалификационного экзамена государственными гражданскими служащими Российской Федерации и оценки их знаний, навыков и умений (профессионального уровня), № 112 "О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации",

№ 113 " О порядке присвоения и сохранения классных чинов государственной гражданской службы Российской Федерации федеральным государственным гражданским служащим", положениями и иными актами ФНС России и Управления ФНС России по Калининградской области.

2.1 Особенности приема на работу гражданских служащих

Прием граждан на государственную гражданскую службу в Инспекции проводится в соответствии с законом "О государственной гражданской службе Российской Федерации". Узловым пунктом ее прохождения является прием на работу путем конкурса, назначения, заключения служебного контракта. Для граждан, впервые назначенных на государственные должности, предусмотрен испытательный срок от трех месяцев до одного года; определены квалификационные требования к стажу и опыту работы по специальности и уровню знаний законодательства применительно к исполнению должностных обязанностей (ст. 4, 12, 22, 23, 27 № 79-ФЗ).

Проанализировав работу по отбору граждан на государственную службу можно сделать вывод, что отбор осуществляется учетом ряда формальных, социальных и профессионально-квалификационных критериев. К формальным критериям отбора относятся требования к перечню документов, которые следует представить при поступлении на службу: личное заявление, документ, удостоверяющий личность, трудовую книжку, документы, подтверждающие профессиональное образование, справка из органов налоговой службы.

К социальным критериям следует отнести сведения о возрасте, состоянии здоровья, информацию об имущественном положении, о родственных отношениях с другими государственными служащими, о владении государственным языком, о наличии гражданства.

Профессионально-квалификационные критерии отбора - требования к профилю, уровню профессионального образования, соответствия его специализации должности, стажу и опыту работы по специальности. Устанавливаются следующие требования к уровню образования: для замещения должностей категории "обеспечивающие специалисты" старшей и младшей групп необходимо иметь среднее профессиональное образование, соответствующее направлению деятельности; для категорий "руководители", "специалисты" - высшее профессиональное образование.

Право поступления на государственную службу имеют граждане РФ не моложе 18 лет, а предельный возраст для нахождения на государственной службе - 60 лет.

Поступление гражданина на гражданскую службу для замещения должности гражданской службы или замещение гражданским служащим другой должности гражданской службы осуществляется, как правило, по результатам конкурса, который заключается в оценке профессионального уровня претендентов на замещение соответствующей должности гражданской службы, их соответствия установленным квалификационным требованиям к должностям гражданской службы.

Претенденту на замещение должности гражданской службы может быть отказано в допуске к участию в конкурсе, в связи с несоответствием квалификационным требованиям к вакантной должности гражданской службы, а также в связи с ограничениями, установленными федеральным законом для поступления на гражданскую службу и ее прохождения.

В состав конкурсных и аттестационных комиссий обязательным является включение независимых экспертов, представителей научных и образовательных учреждений, других организаций, специалистов по вопросам, связанным с гражданкой службой. По результатам конкурса начальник Инспекции издает приказ о назначении на должность государственной гражданской службы.

2.2 Заключение служебного контракта

гражданский служащий контракт увольнение

Одним из условий приема на работу государственного служащего является заключение с ним служебного контракта.

Понятие, форма, содержание, сроки действия служебного контракта определены в главе 5 Федерального закона от 27.04.2004 № 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации".

Служебный контракт - это соглашение между представителем нанимателя и гражданином, поступающим на гражданскую службу, или гражданским служащим о прохождении гражданской службы и замещении должности гражданской службы. Условия служебного контракта могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме. Служебный контракт заключается в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр служебного контракта передается гражданскому служащему, другой хранится в его личном деле. Примерная форма служебного контракта установлена Указом Президентом Российской Федерации 16.02.2005 N 159.

Существенные условия служебного контракта:

1) наименование замещаемой должности гражданской службы с указанием подразделения государственного органа;

2) дата начала исполнения должностных обязанностей;

3) права и обязанности гражданского служащего, должностной регламент;

4) виды и условия медицинского страхования гражданского служащего и иные виды его страхования;

5) права и обязанности представителя нанимателя;

6) условия профессиональной служебной деятельности, компенсации и льготы, предусмотренные за профессиональную служебную деятельность в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;

7) режим служебного времени и времени отдыха (в случае, если он для гражданского служащего отличается от служебного распорядка государственного органа);

8) условия оплаты труда (размер должностного оклада гражданского служащего, надбавки и другие выплаты, в том числе связанные с результативностью его профессиональной служебной деятельности), установленные настоящим Федеральным законом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами;

9) виды и условия социального страхования, связанные с профессиональной служебной деятельностью

В служебном контракте также по соглашению сторон включаются следующие условия:

об испытании при поступлении на гражданскую службу. Если испытание было установлено, в служебном контракте должен быть указан конкретный срок испытания в пределах от трех месяцев до одного года;

условие о неразглашении сведений, составляющих государственную и иную охраняемую федеральным законом тайну, и служебной информации, если должностным регламентом предусмотрено использование таких сведений.

иные условия, которые стороны могут включить в служебный контракт, не должны ухудшать положения гражданского служащего по сравнению с положением, установленным Законом N 79-ФЗ, другими законами и иными нормативными правовыми актами. Если в контракт будут включены такие условия, то они считаются недействительными.

Срок действия служебного контракта:

1) служебный контракт на неопределенный срок;

2) срочный служебный контракт.

Служебные отношения с гражданскими служащими не могут быть прекращены, если не имеется предусмотренных законом оснований для такого прекращения. При этом применительно к расторжению служебного контракта, заключенного на неопределенный срок, данные основания при расторжении контракта по инициативе представителя нанимателя связываются со способностями или поведением гражданского служащего или обусловливаются организационно-штатными мероприятиями.

В практике Инспекции чаще всего встречаются следующие случаи заключения срочного служебного контракта. В частности:

а) с гражданскими служащими, замещающими отдельные должности гражданской службы категории "руководители";

б) также срочный служебный контракт заключается с гражданским служащим, замещающим должность гражданской службы на период отсутствия гражданского служащего, за которым в соответствии с федеральным законом сохраняется указанная должность (например: на время нахождения в отпуске по уходу за ребенком). С выходом на работу основного работника, гражданский служащий увольняется.

в) замещения временной должности гражданской службы или должности гражданской службы на период временного отсутствия гражданского служащего по соглашению сторон служебного - статья 30 79-ФЗ.

Во всех перечисленных случаях, конкурс на замещение должности не проводится.

Также при приеме на работу гражданский служащий знакомится и подписывает должностной регламент, в соответствии с которым должна осуществляться служебная деятельность (ст.47 № 79-ФЗ). Результаты исполнения должностного регламента служащим учитываются в процессе прохождении службы.

Работник кадрового органа оформляет на государственного служащего личную карточку (форма Т-2ГС) и формируется личное дело государственного служащего.

Заключение

Во время прохождения учебной практики я познакомилась с функциями и задачам отдела общего обеспечения Межрайонной ИФНС России № 8 по городу Калининграду, в особенности его подразделения - кадрового обеспечения. Изучила нормативно-правовую базу кадрового обеспечения, особенности приема на работу государственных служащих, заключение служебного контракта, оформление личной карточки и личного дела государственного служащего.

Одной из задач было проанализировать проблемные вопросы, обращения гражданских служащих в суды.

Основанием для обращения гражданских служащих Инспекции в суды являются вопросы:

Связанные с прекращением служебного контракта, увольнения и восстановления на гражданской службе.

Оспаривание порядка и условий оплаты труда.

Результатов служебных проверок и актов применении дисциплинарных взысканий.

При организации кадровой работы Инспекции большое внимание уделяется вопросам работы с молодыми кадрами. Ведь нынешние студенты и выпускники - завтра взрослые люди, основной слой граждан, от которых в будущем будет зависеть сотрудничество и эффективность работы самой Инспекции.

Список использованных источников

1. Конституция Российской Федерации от 12 декабря 1993. // Российская газета.

2. Федеральный закон "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (от 27.07.2004 № 79-ФЗ).

3. Федеральный закон "О системе государственной службы Российской Федерации" (от 27.05.2003 № 58-ФЗ)

4. Положение об отделе общего обеспечения Межрайонной ИФНС

России № 8 по городу Калининграду

5. Указ Президента РФ "О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации" (от 01.02.2005 № 112).

6. Указ Президента РФ "О порядке сдачи квалификационного экзамена государственными гражданскими служащими Российской Федерации и оценки их знаний, навыков и умений (профессионального уровня) (от 01.02.2005 № 111).

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Нормативная регламентация приема на работу. Законодательная и нормативная основа перевода на другую должность. Регулирование увольнение работника. Правила заключения и расторжения трудовых договоров. Виды переводов и необходимый порядок оформления.

курсовая работа , добавлен 22.11.2013


Цели, задачи и функции группы кадров и работы с личным составом учреждения. Анализ количественного и качественного состава сотрудников. Оценка уровня текучести кадров. Порядок отбора граждан на службу, заключения контракта, проведения аттестации.

отчет по практике , добавлен 26.05.2015


Изучение правил оформления и составления документации по личному составу. Особенности оформления приема на работу. Порядок составления трудового договора (контракта с работником). Требования подготовки документации по личному составу к архивному хранению.

курсовая работа , добавлен 28.10.2013


Порядок и законодательно-нормативная база формирования личного дела государственного служащего, его обязательные пункты и содержание. Персональные данные служащего и документы, вносимые в личное дело, правила его ведения и ознакомления хранения дел.

курсовая работа , добавлен 02.06.2010


Особенности оформления личной карточки работника. Хранение личных дел работников. Разработка формы личной карточки. Заполнение и ведение личной карточки, а также внесения изменений в произведенные записи. Срок архивного хранения личных карточек.

реферат , добавлен 10.06.2012


Понятие, сущность учета кадровых документов, определение его признаков. Особенности документирования трудовых отношений на предприятии. Классификация кадровых документов, их типовые формы, состав, порядок оформления, формирование личного дела и карточки.

курсовая работа , добавлен 08.05.2011


дипломная работа , добавлен 13.01.2015


Основные принципы построения системы отбора кадров, исторический аспект. Процесс подбора и отбора персонала на государственную гражданскую службу в ФГУП "Аэропорт "Магадан". Порядок поступления и оформления трудовых отношений госслужащих на предприятие.

дипломная работа , добавлен 23.09.2011


Понятие совместимости, его сущность и особенности, порядок оформления договоров и их законодательная база. Отличительные черты между совместимостью и совмещением. Особенности приема на работу и заключения договоров с совместителями, порядок и нюансы.

контрольная работа , добавлен 02.02.2009


Трудовые правоотношения и их субъекты. Виды трудовых договоров. Порядок заключения трудового договора и оформление приема на работу. Документы, предъявляемые при трудоустройстве. Содержание договора и трудовая книжка. Испытание при приеме на работу.

• Государственная служба в системе власти и государственного управления
  • Концепция дихотомии государственной власти
  • Политическая власть и государственная служба: общее и особенное
  • Государственное управление как основная функция государственной гражданской службы
• Теоретико-методологические основы государственной службы
  • Общенаучные подходы к теории государственной службы
    • Структура теории и методологии государственной службы
  • Понятие «государственная служба»
  • Характер государственной службы
    • Цели, задачи, функции государственной гражданской службы
• Государственная служба как социально- правовой институт и профессиональная служебная деятельность
  • Государственная служба как социальный институт
  • Государственная служба как правовой институт
  • Государственная служба как профессиональная служебная деятельность
    • Профессиональная деятельность применительно к государственной службе
• Система государственной службы Российской Федерации
  • Сущность и структура системы государственной службы современной России
  • Основные принципы построения и функционирования системы государственной службы Российской Федерации
• Федеральная государственная гражданская служба: сущность, структура, особенности
  • Федеральная государственная служба: понятие, отличительные черты, функции
  • Структура и особенности федеральной государственной службы
  • Специфика организации и функционирования гражданской службы в федеральных органах государственной власти
    • Государственная служба федеральной исполнительной власти
    • Государственная служба судебной ветви власти
• Государственная служба субъектов Российской Федерации
  • Конституционные основы функционирования органов государственной власти субъектов РФ
  • Правовое регулирование и организация государственной гражданской службы субъектов РФ
  • Сравнительный анализ федерального законодательства и законодательства субъектов РФ по вопросам государственной гражданской службы
    • Поступление (прием) на государственную гражданскую службу
    • Правовое положение гражданского служащего субъекта РФ
• Государственный служащий: понятие, классификация
  • Государственный служащий: понятие, признаки
  • Классификация государственных служащих Российской Федерации
• Должности государственной гражданской службы Российской Федерации
  • Должности государственной службы: понятие
    • Признаки государственной должности
  • Классификация должностей государственной гражданской службы Российской Федерации
    • Квалификационные требования к должностям
  • Реестр должностей федеральной государственной гражданской службы
• Прохождение государственной гражданской службы
  • Теоретические основы прохождения государственной службы
  • Основные типы процесса прохождения государственной службы
  • Правовые и организационные основы прохождения государственной службы Российской Федерации
    • Организация прохождения государственной службы
• Социальный и правовой статус государственного служащего России
  • Статус государственного служащего: понятие и классификация
  • Сущность и признаки социального статуса государственного служащего
  • Правовой статус государственного гражданского служащего Российской Федерации
    • Основные обязанности гражданского служащего
    • Ограничения, связанные с гражданской службой
    • Запреты, связанные с гражданской службой
• Государственные гарантии и ответственность на гражданской службе Российской Федерации
  • Основные и дополнительные государственные гарантии гражданских служащих
  • Поощрения и дисциплинарные взыскания на гражданской службе
• Управление государственной службой
  • Концептуальные основы управления государственной службой
    • Субъекты и объекты управления
  • Система управления государственной службой Российской Федерации
    • Федеральный уровень управления
    • Уровень управления субъектов РФ
  • Повышение эффективности системы управления государственной службой России
• Реформирование и развитие системы государственной службы Российской Федерации
  • Теоретические основы реформирования государственной службы
  • Правовые основы реформирования системы государственной службы современной России. Федеральная программа реформирования
  • Основные направления реформирования и развития системы государственной службы Российской Федерации
  • Проблемы и перспективы развития государственной гражданской службы Российской Федерации
• Государственная кадровая политика и кадровая доктрина
  • Теоретические основы государственной кадровой политики
  • Приоритетные направления государственной кадровой политики Российской Федерации
  • Кадровая доктрина. Проблемы государственной кадровой политики в современной России
• Правовые основы и субъектно-объектная база государственной кадровой политики
  • Правовые основы государственной кадровой политики и кадровой деятельности современной России
  • Субъекты и объекты государственной кадровой политики
    • Объекты государственной кадровой политики
• Основные принципы и механизмы реализации государственной кадровой политики
  • Основные принципы реализации государственной кадровой политики
  • Механизмы реализации государственной кадровой политики в системе государственного управления
    • Механизм нормативно-правового обеспечения кадровой политики
    • Механизм организационного обеспечения кадровой политики
    • Научно-исследовательский механизм кадровой политики
• Государственная кадровая политика в системе государственной гражданской службы
  • Сущность, задачи и принципы кадровой политики
  • Приоритетные направления кадровой политики и кадровой работы
  • Развитие кадрового состава гражданской службы Российской Федерации
• Кадровая работа и кадровая служба государственного органа
  • Кадровая работа в государственном органе: сущность и содержание
  • Кадровая служба государственного органа
• Формирование кадрового состава гражданской службы
  • Квалификационные требования к должностям государственной гражданской службы
  • Теоретические и организационные основы отбора персонала
  • Способы замещения государственных должностей
• Кадровые технологии оценки персонала государственной гражданской службы
  • Теоретические основы оценки персонала государственной службы
    • Методика оценки персонала государственной службы
  • Конкурс и испытание при поступлении на гражданскую службу
  • Аттестация на гражданской службе
    • Квалификационный экзамен гражданских служащих
• Формирование и подготовка кадрового резерва на государственной службе
  • Концептуальные, правовые и организационные основы формирования кадрового резерва
  • Порядок формирования и подготовки кадрового резерва
  • Особенности формирования резерва управленческих кадров
    • Программа формирования резерва управленческих кадров города Москвы
• Управление служебно-деловой карьерой
  • Служебно-деловая карьера: сущность, классификация, этапы
    • Продвижение по службе
  • Стратегия, тактика и технологии управления служебно-деловой карьерой
    • Кадровые технологии
  • Факторы служебного роста
• Профессиональное развитие. Дополнительное профессиональное образование кадров гражданской службы
  • Правовая база и принципы профессионального развития гражданских служащих
  • Организация дополнительного профессионального образования
  • Государственный заказ на профессиональную переподготовку и повышение квалификации гражданских служащих
• Коррупция в органах государственной власти
  • Сущность коррупции как социального явления
    • Аспекты коррупции
  • Причины и формы распространения коррупции в органах государственной власти
    • Формы проявления коррупции
  • Правые основы и меры противодействия коррупции в системе государственной службы
  • Организационные меры противодействия коррупции на государственной службе
• Нравственные основы государственной службы и кадровой политики
  • Нравственные принципы кадровой политики и служебной деятельности государственных служащих
  • Требования к служебному поведению гражданских служащих. Урегулирование конфликта интересов
  • Принцип служения государству и обществу
  • Нравственные проблемы государственных служащих
• Зарубежный опыт государственной службы и кадровой политики
  • Современный европейский опыт организации государственной гражданской службы
    • Государственная гражданская служба в Великобритании
    • Государственная гражданская служба во Франции
    • Государственная гражданская служба в ФРГ
  • Управление государственной службой в зарубежных странах
  • Кадровый менеджмент на государственной службе в странах Запада
    • Кадровая политика на государственной службе во Франции
    • Кадровая политика на государственной службе в Великобритании
    • Кадровая политика в сфере государственной службы в США
  • Современный зарубежный опыт формирования кадрового резерва на государственной службе
• Опыт государственной службы и кадровой политики России
  • Государственная служба в царской России
  • Карьерная политика и прохождение государственной службы в царской России
  • Государственная служба в партийно-советский период

Кадровая работа в государственном органе: сущность и содержание

Нормативное определение кадровой работы, как и кадровой политики, отсутствует в действующей нормативно-правовой базе. Кадровая работа - это деятельность органов управления, кадровых служб и должностных лиц, содержанием которой является практическая реализация целей, задач и принципов кадровой политики; это совокупность направлений, форм и технологий работы с кадрами (персоналом). Кадровая работа в государственном органе - прерогатива его кадровой службы.

• обеспечение проведения конкурсов на замещение вакантных должностей государственной службы, аттестаций, прохождение государственным служащим испытания;
• оформление решений государственных органов, связанных с прохождением государственными служащими государственной службы, внесение необходимых записей в трудовые книжки;
• консультирование государственных служащих по вопросам их правового положения, соблюдение ограничений, связанных с государственной службой;
• анализ уровня профессиональной подготовки государственных служащих, организации переподготовки и повышения квалификации государственных служащих.

В Федеральном законе «О государственной гражданской службе Российской Федерации» № 79-ФЗ от 27 июля 2004 г. законодатель, углубляя понимание задач кадровой службы, заметно увеличил перечень ее функций. На основании данного правового акта был узаконен термин «кадровая работа» и сформулировано ее содержание.

Статья 44 Федерального закона № 79-ФЗ устанавливает, что в содержание кадровой работы государственного органа входят:

• формирование кадрового состава для замещения должностей гражданской службы;
• подготовка предложений о реализации положений федерального законодательства о гражданской службе и внесение указанных предложений представителю нанимателя;
• организация подготовки проектов актов государственного органа, связанных с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением, заключением служебного контракта, назначением на должность гражданской службы и т.п.;
• ведение трудовых книжек гражданских служащих;
• ведение личных дел гражданских служащих;
• ведение реестра гражданских служащих в государственном органе;
• оформление и выдача служебных удостоверений гражданских служащих;
• обеспечение деятельности комиссии по урегулированию конфликта интересов;
• организация и обеспечение проведения конкурсов на замещение вакантных должностей гражданской службы и включение гражданских служащих в кадровый резерв;
• организация и обеспечение проведения аттестации гражданских служащих;
• организация и обеспечение проведения квалификационных экзаменов гражданских служащих;
• организация заключения договоров с гражданами на время их обучения в образовательном учреждении профессионального образования с последующим прохождением гражданской службы;
• организация профессиональной переподготовки, повышения квалификации и стажировки гражданских служащих;
• формирование кадрового резерва организация работы с кадровым резервом и его эффективное использование;
• обеспечение должностного роста гражданских служащих;
• организация проверка достоверности предъявляемых гражданином персональных данных и иных сведений при поступлении на гражданскую службу, а также оформление допуска установленной формы к сведениям, составляющим государственную тайну;
• организация проведения служебных проверок;
• организация проверки сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также соблюдения гражданскими служащими ограничений, установленных законом;
• консультирование гражданских служащих по правовым и иным вопросам гражданской службы.

Каждое из представленных направлений кадровой работы регулируется правовыми актами разного уровня - от федерального закона, указа Президента РФ, постановления Правительства РФ до ведомственной инструкции.

Первое и главное направление кадровой работы - формирование кадрового состава для замещения должностей гражданской службы - регулируется статьей 11 «Формирование кадрового состава государственной службы» Федерального закона «О системе государственной службы Российской Федерации» № 58-ФЗ и ст. 60 «Принципы и приоритетные направления формирования кадрового состава гражданской службы» Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации» № 79-ФЗ.

Нормами закона № 58-ФЗ определяются основные условия и пути формирования кадрового состава государственной службы. Пункт 1 ст. 11 устанавливает: формирование кадрового состава государственной службы обеспечивается:

• созданием федерального кадрового резерва, кадрового резерва в федеральном государственном органе, кадрового резерва субъекта РФ, кадрового резерва в государственном органе субъекта РФ для замещения должностей государственной службы, а также эффективным использованием указанных кадровых резервов;
• развитием профессиональных качеств государственных служащих;
• оценкой результатов профессиональной служебной деятельности государственных служащих в ходе проведения аттестации или сдачи квалификационного экзамена;
• созданием возможностей для должностного (служебного) роста государственных служащих;
• использованием современных кадровых технологий;
• применением образовательных программ и государственных образовательных стандартов.

Далее в законе определяется, что федеральными законами о видах государственной службы и иными нормативными правовыми актами РФ устанавливаются порядок поступления на государственную службу и порядок замещения вакантных должностей государственной службы на конкурсной основе.

В Федеральном законе № 79-ФЗ (п. 2 ст. 60) выделены шесть основных направлений организации работы в государственном органе по укомплектованию кадрового состава гражданской службы:

1. профессиональная подготовка гражданских служащих, их переподготовка повышение квалификации и стажировка в соответствии с программами профессионального развития гражданских служащих;
2. содействие должностному росту гражданских служащих на конкурсной основе;
3. ротация гражданских служащих;
4. формирование кадрового резерва на конкурсной основе и его эффективное использование;
5. оценка результатов профессиональной служебной деятельности гражданских служащих посредством проведения аттестации или квалификационного экзамена;
6. применение современных кадровых технологий при поступлении на гражданскую службу и ее прохождении.

Как видим, второй закон повторяет, дополняет и конкретизирует первый применительно к гражданской службе. Основные направления кадровой работы в этой области нормативно очерчены достаточно ясно.

Кадровые службы государственного органа осуществляют подготовку предложений по реализации законодательства о гражданской службе и организуют подготовку правовых актов, связанных с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и прекращением: издание приказов о назначении и освобождении от должности, подготовку служебных контрактов, должностных регламентов и т.д. Кадровые службы разрабатывают правовые акты, относящиеся ко всем гражданским служащим данного органа, например издание служебного распорядка дня государственного органа.

Кадровая служба ведет трудовые книжки гражданских служащих в соответствии с постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, утвержденным этим постановлением Правилами ведения и хранения трудовых книжек.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, в том числе о стаже государственной службы. Работодатель, а в государственном органе им является представитель нанимателя, обязан хранить и вести трудовую книжку на каждого гражданского служащего, проработавшего в государственном органе свыше пяти дней. По заявлению работника ему выдается заверенная копия трудовой книжки.

В трудовую книжку вносятся сведения о гражданском служащем, замещаемых им должностях гражданской службы, переводе в другие государственные органы, об увольнении гражданского служащего, основаниях изменения или прекращения служебного контракта а также сведения о поощрении и награждении за гражданскую службу. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносится, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

В трудовые книжки вносятся записи: номер записи по порядку; дата записи; сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении; на основании чего внесена запись (документ, его дата и номер). Трудовые книжки ведутся на государственном языке РФ - русском, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может вестись еще и на языке этой национальной республики.

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Все записи о переводе на другую постоянную работу, о награждении и т.п. вносятся не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения с той формулировкой, которая обозначена в приказе. Зачеркивание в книжке неточных или неправильных записей не допускается. Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдаст работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления. Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.

Трудовые книжки, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение двух лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

На кадровую службу возлагаются также учет и хранение трудовых книжек. В целях хранения трудовых книжек, а также бланков новых трудовых книжек и вкладышей в организациях ведутся приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и книга учета движения трудовых книжек. Ответственность за ведение, хранение. учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом работодателя.

На кадровую службу возложена обязанность ведения и хранения личных дел гражданских служащих. Статья 42 «Персональные данные гражданского служащего и ведение личного дела гражданского служащего» Федерального закона № 79-ФЗ определяет основные требования, которые предъявляются кадровой службе при обработке, хранении и персональных данных гражданского служащего. Статья (п. 3) устанавливает, что в личное дело гражданского служащего вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа Наложение о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела утверждается Президентом РФ.

30 мая 2005 г. вышел специальный указ Президента РФ «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» № 609, который определяет порядок получения, обработки, хранения, передачи и любого другого использования персональных данных гражданского служащего, а также ведения столичного дела

Наиболее важные положения этого указа:

• под персональными данными гражданского служащего понимаются сведения о фактах, событиях и обстоятельствах его жизни, содержащиеся в личном деле гражданского служащего и позволяющие идентифицировать его личность;
• защиту персональных данных гражданских служащих обеспечивает представитель нанимателя в лице руководителя государственного органа, а по его поручению - работники кадровой службы;
• не допускается передача персональных данных гражданского служащего третьей стороне без письменного согласия гражданского служащего, за исключением случаев, установленных законом;
• запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу служащего не установленные федеральными законами персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах.

К личному делу гражданского служащего согласно указу приобщаются:

• письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу;
• собственноручно заполненная и подписанная гражданином РФ анкета установленной формы с приложением фотографии;
• документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы;
• копия паспорта и копия свидетельств о регистрации актов гражданского состояния;
• копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;
• копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке;
• копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий;
• копия акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы;
• экземпляр служебного контракта;
• копии актов государственного органа о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы;
• копии документов воинского учета;
• копия акта государственного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности и прекращении служебного контракта;
• аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;
• экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений и о возможности присвоения ему классного чина;
• копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина;
• копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении из кадрового резерва;
• копии решений о поощрении гражданского служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия;
• сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера;
• медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданского служащего заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу и ее прохождению.

В личное дело гражданского служащего включаются и некоторые другие документы, установленные законодательно. Служащий имеет право и обязан раз в год знакомиться с материалами своего личного дела, имеет право брать копии, вносить письменные заявления и объяснения. Но он не имеет права требовать изъятия того или иного документа из дела или делать исправления. Личное дело выдается на руки только его обладателю и непосредственному руководителю.

Кадровая служба обеспечивает ведение Реестра гражданских служащих в государственном органе. Под Реестром подразумевается перечень работающих в данном государственном органе гражданских служащих с указанием занимаемой должности и кратких сведений из личного дела, зафиксированных на электронном носителе. Федеральный закон № 79-ФЗ (ст. 43) возлагает на представителя нанимателя обязанность вести Реестр гражданских служащих и обеспечивать защиту сведений, занесенных в Реестр, от несанкционированного доступа и копирования.

Реестры федеральных государственных гражданских служащих и реестры государственных гражданских служащих субъектов РФ образуют Сводный реестр государственных гражданских служащих Российской Федерации. Наличие унифицированного Сводного реестра позволит органам по управлению государственной службой осуществлять необходимый мониторинг состояния и движения кадров в государственных органах, их ротацию между государственными органами, в том числе между федеральными и региональными. Порядок и форма ведения Сводного реестра гражданских служащих РФ должны утверждаться указом Президента РФ.

На кадровую службу государственного органа возложены оформление и выдача служебных удостоверений гражданских служащих - официального документа подтверждающего его статус и должностные полномочия. Порядок оформления и выдачи служебных удостоверений устанавливается локальным правовым актом государственного органа. При увольнении гражданского служащего, уходе на пенсию или при его переводе в другой государственный орган служебное удостоверение подлежит обязательной сдаче.

Обеспечение деятельности комиссии по урегулированию конфликтов интересов подробно раскрывается в ст. 19 этого же закона. Закон № 79-ФЗ ввел правовую новеллу: конфликт интересов на государственной гражданской службе. Дается легальное определение этого термина, названы возможные условия и признаки возникновения ситуации с конфликтом интересов, предусмотрены механизмы его преодоления, определяются возможные правовые последствия. Административно-правовая и психологическая природа конфликта интересов только начинает исследоваться.

Федеральным законом № 79-ФЗ предусмотрен организационный механизм урегулирования конфликта интересов. Для этого в государственном органе по управлению государственной службой образуются специальные комиссии в соответствии с правовым актом государственного органа и функционируют на постоянной основе. В состав комиссии входят, представитель нанимателя и (или) уполномоченные им гражданские служащие (в том числе из кадровой службы, правового подразделения и подразделения, в котором служащий, валяющийся стороной конфликта, замещает должность); представитель соответствующего органа по управлению государственной службой; представители научных и образовательных учреждений - независимые эксперты. Минимальное число членов комиссии - семеро. До образования органа по вопросам управления государственной службой его представителем может быть представитель вышестоящего управления государственной службы и кадров или руководителя аппарата.

Полномочия и функции этой комиссии утверждены указом Президента РФ от 3 марта 2007 г. № 269 «О комиссиях по соблюдению требования к служебному поведению государственных гражданских служащих Российской Федерации и урегулированию конфликтов интересов».

На кадровую службу государственного органа возложена задача организации и обеспечения конкурсов на замещение вакантных должностей гражданской службы и включения гражданских служащих в кадровый резерв. Подробно на эту тему говорится в ст. 22 Закона № 79-ФЗ. В настоящее время конкурс регулируется указом Президента РФ «О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации» от 1 февраля 2005 г. № 112.

Прежде всего кадровая служба публикует объявление о приеме документов для участия в конкурсе в периодическом печатном издании, а также размещает информацию о проведении конкурса на сайте государственного органа. Конкурс в государственном органе объявляется по решению руководителя государственного органа при наличии вакансии, замещение которой может быть по закону осуществлено на конкурсной основе.

В объявлении о приеме документов для участия в конкурсе указывается: наименование вакантной должности гражданской службы; требования, предъявляемые к претенденту на замещение этой должности; место и время приема документов; срок, до истечения которого принимаются документы.

Право на участие в конкурсе имеют гражданские служащие, а также граждане Российской Федерации, достигшие возраста 18 лет и владеющие государственным языком РФ, соответствующие квалификационным требованиям к вакантной должности гражданской службы. Документы представляются в кадровую службу в течение 30 дней со дня объявления об их приеме.

После проверки достоверности сведений, представленных претендентами на замещение вакантной должности, представитель нанимателя принимает решение о дате, месте и времени проведения второго этапа конкурса. Для проведения конкурса правовым актом государственного органа образуется постоянная конкурсная комиссия, в состав которой входят:

• представитель нанимателя и (или) уполномоченные им гражданские служащие (в том числе из подразделения по вопросам государственной службы и кадров, юридического (правового) подразделения и подразделения, в котором служащий, подлежащий аттестации, замещает должность гражданской службы);
• представитель федерального государственного органа по управлению государственной службой или государственного органа субъекта Российской Федерации по управлению государственной службой;
• представители научных и образовательных учреждений, других организаций, приглашаемые в качестве независимых экспертов - специалистов по вопросам, связанным с гражданской службой, без указания персональных данных экспертов.

Затем в назначенное время кадровая служба проводит конкурс на замещение вакантных должностей гражданской службы, в результате которого конкурсная комиссия принимает решение о победителе конкурса.

В соответствии с действующим законодательством кадровая служба обязана организовывать и обеспечивать проведение аттестации и квалификационных экзаменов гражданских служащих.

Данному вопросу посвящены ст. 48 и 49 Закона № 79-ФЗ. Цель аттестации - определение соответствия гражданского служащего замещаемой должности. Цель квалификационного экзамена - оценка при решении вопроса о присвоении гражданскому служащему классного чина. В настоящее время аттестация и квалификационный экзамен регулируются указами Президента РФ «О проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации» от 1 февраля 2005 г. № 110 и «О порядке сдачи квалификационного экзамена государственными гражданскими служащими Российской Федерации и оценке их знаний, навыков и умений (профессионального уровня)» от 1 февраля 2005 г. № 111.

Аттестация и квалификационный экзамен гражданских служащих проводятся кадровой службой государственного органа в два этапа подготовительный и основной (проведение заседания аттестационной комиссии и вынесение решения).

Подготовительный этап является ответственным периодом организации аттестации и квалификационного экзамена. Подготовка к проведению этих мероприятий должна проводиться планомерно и начинаться с организации разъяснительной работы среди служащих о целях, задачах и порядке проведения аттестации и экзамена.

Затем готовится документационная база. Кадровая служба подготавливает, а руководитель государственного органа подписывает правовой акт (приказа) о формировании аттестационной комиссии; об утверждении графика проведения аттестации и квалификационного экзамена; о составлении списков гражданских служащих, подлежащих аттестации и квалификационному экзамену; о подготовке документов, необходимых для работы аттестационной комиссии.

В правовом акте о проведении аттестации и квалификационного экзамена перед руководителями соответствующих подразделений государственного органа ставятся задачи по обеспечению подготовки и проведения этих мероприятий.

Одной из важных задач кадровой службы является создание аттестационной комиссии, которая одновременно является и комиссией для приема квалификационного экзамена.

Состав аттестационной комиссии формируется таким образом, чтобы была исключена возможность возникновения конфликтов интересов, которые могли бы повлиять на принимаемые аттестационной комиссией решения.

На втором этапе работы аттестационная комиссия на заседании рассматривает представленные документы, заслушивает сообщение аттестуемого гражданского служащего, а в случае необходимости - его непосредственного руководителя о профессиональной служебной деятельности.

Обсуждение профессиональных и личностных качеств аттестуемого гражданского служащего применительно к его должностным обязанностям и полномочиям должно быть объективным и доброжелательным.

По результатам аттестации и квалификационного экзамена гражданского служащего принимается положительное и отрицательное решение.

Решение аттестационной комиссии является итоговым юридическим документом, так как именно в этом решении в окончательном виде подводятся итоги аттестации и квалификационного экзамена гражданского служащего. После этого кадровая служба готовит проект приказа для утверждения руководителем государственного органа.

Новая задача кадровой службы государственного органа - организация заключения договоров с гражданами на время их обучения в образовательном учреждении профессионального образования с последующим прохождением гражданской службы. Подробно об этой правовой новелле в системе государственной службы говорится в ст. 61 Федерального закона № 79-ФЗ.

Договорной порядок профессионального обучения позволяет реализовать принцип равного доступа к замещению вакантных должностей гражданской службы для граждан РФ, что является организационно-правовым способом профессиональной подготовки и привлечения квалифицированных кадров на гражданскую службу. Указ Президента РФ, регулирующий вопросы заключения такого договора, пока не принят. Координировать данный вопрос по закону должен федеральный орган по управлению государственной службой, который еще не создан. Функции этого органа исполняют федеральные государственные органы в соответствии с возложенными на них функциями.

В настоящее время в соответствии с Положением о целевой контрактной подготовке специалистов с высшим и средним профессиональным образованием, утвержденный постановлением Правительства РФ от 19 сентября 1995 г. № 942, осуществляется целевая контрактная подготовка специалистов с высшим и средним профессиональным образованием из числа лиц, обучающихся за счет федерального бюджета. Задания на подготовку специалистов устанавливается федеральным органом исполнительной власти, имеющим в своем ведении образовательные учреждения в пределах контрольных цифр приема студентов на обучение за счет средств федерального бюджета. Целевая контрактная подготовка реализуется на основе заключения на добровольных началах договора (контракта) со студентом и конкретным работодателем на обучение.

В договоре предусматриваются обязательства сторон, в том числе обязательство обучаемых замещать по распределению в соответствующем государственном органе государственные должности государственной службы в течение определенного срока (не менее трех лет). При невыполнении обучаемым обязательств замещать по распределению государственную должность государственной службы ему может быть предъявлен иск о возмещении соответствующему государственному органу расходов на свое обучение. Обучаемый, не выполнивший обязательство замещать по распределению должность государственной службы в течение срока, предусмотренного договором, возмещает соответствующему государственному органу расходы на свое обучение.

Расходы на обучение не подлежат возмещению, если государственный орган не обеспечил обучаемому замещение должности государственной службы в течение срока, обусловленного договором, либо обучаемый по состоянию здоровья или иной уважительной причине не может замещать соответствующую должность гражданской службы.

Предложение о заключении договора делается студенту руководителем учебного заведения, в котором он учится, т.е. сами кадровые службы не ищут контрактников.

Важной обязанностью кадровой службы государственного органа является организация профессиональной переподготовки, повышения квалификации и стажировки гражданских служащих. Этому направлению деятельности посвящены ст. 62 Закона № 79-ФЗ, а также указ Президента РФ «О дополнительном профессиональном образовании государственных гражданских служащих Российской Федерации» от 28 декабря 2006 г. № 1474.

Под профессиональной переподготовкой государственных служащих понимается получение дополнительных к базовому высшему образованию новых знаний, позволяющих присвоить служащему новую специализацию и (или) квалификацию. Она осуществляется на основе договоров, заключаемых кадровой службой от лица государственного органа по результатам конкурса с соответствующими аккредитованными образовательными учреждениями.

На профессиональную переподготовку направляются, как правило, служащие, включенные в резерв для выдвижения на должность более высокой группы должностей либо замещающие определенную государственную должность, но не имеющие соответствующего профессионального образования по специальности (специализации), необходимого для выполнения обязанностей по занимаемой государственной должности.

Под повышением квалификации имеется в виду обновление теоретических и практических знаний государственных служащих в целях поддержания уровня их квалификации, достаточного для эффективного исполнения должностных полномочий. Повышение квалификации осуществляется при появлении у государственного служащего дополнительных служебных функций на замещаемых государственных должностях или при необходимости предстоящих должностных перемещений в пределах данной группы должностей.

Повышение квалификации гражданского служащего может осуществляться непосредственно в государственном органе, образовательном учреждении, а также в организации (в том числе за рубежом) без освобождения от выполнения должностных обязанностей или с освобождением от этих обязанностей.

Образовательное учреждение для дополнительного профессионального образования служащих выбирает заказчик - государственный орган по результатам конкурса. Этим занимается кадровая служба Формы и методы профессиональной переподготовки и повышения квалификации устанавливаются образовательным учреждением, в котором осуществляется обучение, в зависимости от сложности образовательных программ, в соответствии с потребностями государственных органов и на основании заключенных договоров.

Стажировка гражданских служащих проводится кадровой службой в государственных органах или иных организациях в целях возможности замещения новой должности гражданской службы, изучения передового опыта, закрепления теоретических знаний.

Специальной функцией кадровой службы государственного органа является формирование кадрового резерва, организация работы с ним и его эффективное использование. Работе с кадровым резервом посвящена ст. 64 Закона № 79-ФЗ.

Эффективное и рациональное использование института кадрового резерва обеспечивает:

• своевременное удовлетворение потребностей в кадрах государственных служащих всех категорий;
• качественный подбор и целенаправленную подготовку кандидатов на выдвижение;
• проверку готовности государственного служащего, зачисленного в резерв, к исполнению обязанностей по должности, планируемой к замещению;
• сокращение периода адаптации государственных служащих, вновь назначенных на более высокие должности государственной службы;
• повышение уровня профессионализма и улучшение качественного состава государственных служащих.

В соответствии с действующим законодательством кадровый резерв формируется с соблюдением трех условий:

• с учетом Сводного реестра государственных гражданских служащих РФ. Сводный реестр является общефедеральной информационной базой, которая обеспечивает единство системы государственной службы РФ;
• поступивших в государственный орган заявлений от гражданских служащих и граждан;
• на конкурсной основе.

Работа кадровой службы с кадровым резервом должна решать такие проблемы, как определение структуры, состава, условий, этапов, форм и методов формирования кадрового резерва. Структура кадрового резерва обусловлена особенностями и спецификой конкретного государственного органа. В каждом государственном органе кадровый резерв формируется, как правило, по группам должностей. Состав кадрового резерва формируется в два этапа. На первом этапе идет поиск, предварительный отбор, изучение и оценка возможных кандидатур кадровыми службами. На втором этапе конкурсные комиссии государственного органа по рекомендации кадровых служб окончательно принимают решение о включении (или невключении) кандидата в состав кадрового резерва.

Важное место при выборе кандидатов в резерв выдвижения занимают изучение их профессиональных и деловых качеств, выработка и применение современных критериев отбора и технологий оценки. При формировании кадрового резерва должны учитываться: результаты служебной деятельности человека, уровень профессионального образования, стаж работы по специальности и стаж государственной службы, возраст, состояние здоровья, общественное мнение о сотруднике, личное желание чиновника.

При использовании кадрового резерва не следует допускать выдвижения работника на более высокие должности без прохождения всех служебных ступеней. Кадровые службы в соответствии с планом должны проводить теоретическое обучение кадрового резерва и его практическую подготовку. Главное требование - эффективное использование отобранного и подготовленного кадрового резерва.

Одна из новых задам кадровой службы государственного органа - обеспечение должностного роста гражданских служащих.

Но должностной рост чиновника не может быть автоматическим. Содействие должностному росту служащих со стороны кадровой службы и руководителей должно осуществляться на принципах объективности, беспристрастности, равенства социальной справедливости, демократизма, гласности и конкурсной основе.

Служебная карьера в соответствии с Федеральным законом № 79-ФЗ. ст. 60. п. 1, более всего зависит от двух условий:

• заслуг гражданского служащего в профессиональной служебной деятельности и его деловых качеств;
• уровня профессионального мастерства гражданского служащего.

В кадровой работе должны быть исключены «теневые» принципы выдвижения кадров. Во главу угла кадровой политики должен быть поставлен профессионализм работника.

Ответственной задачей кадровой службы является организация проверки достоверности предъявляемых гражданином персональных данных и иных сведений при поступлении на гражданскую службу, а также оформление допуска установленной формы к сведениям, составляющим государственную тайну. Решение данной задачи конкретизируется в ст. 16. 17 и 20 Федерального закона № 79-ФЗ.

Согласно действующему законодательству персональные данные о гражданском служащем кадровым работникам следует получать у него лично. Однако при этом сохраняется вероятность предоставления недостоверных сведений. Особенно это касается дипломов о высшем профессиональном образовании, подлинность которых нужно проверять. Поэтому кадровые службы государственного органа наделены правом проверки достоверности представляемых гражданином при поступлении на гражданскую службу персональных данных и иных сведений, в том числе путем направления запросов в различные организации. Порядок проведения таких проверок установлен указом Президента РФ от 1 июля 1998 г. № 641. В любом случае ответственность за заведомо ложные сведения несет персонально лицо, их представившее.

Гражданская служба часто связана с владением конфиденциальной информацией - с государственной и не служебной тайной. Наиболее строгий режим такой охраны установлен в соответствии с Законом РФ «О государственной тайне» (1993) для сведений, относящихся к государственной тайне. Кадровая служба в соответствии со статусом должности определяет порядок доступа гражданского служащего, замещающему эту должность, к сведениям, относящимся к государственной тайне. Допуск гражданских служащих к государственной тайне осуществляется в добровольном порядке. Но отказ служащего от прохождения процедуры оформления допуска к сведениям, составляющими государственную тайну, может повлечь за собой его увольнение с государственной службы.

Объем проверочных мероприятий зависит от степени секретности сведений, которым будет допущено оформляемое лицо. Организация доступа должностного лица к сведениям, составляющим государственную тайну, и контроль возлагаются на руководителя государственного органа, а также на структурное подразделение по защите государственной тайны. Кадровая служба лишь оформляет допуск установленной формы.

Перечень сведений, относящихся к служебной тайне или служебной информации, утверждается руководителем каждого государственного органа по представлению кадровой службы. Здесь важно знать меру и не засекретить абсолютно все сведения о работе государственного органа и служащих. В этом случае будет нарушена ст. 4 Федерального закона № 79-ФЗ, которая устанавливает в качестве принципа гражданской службы доступность информации о гражданской службе.

Отдельная задача кадровой службы - организация проведения служебных проверок . Решение данной задачи регулируется ст. 59 «Служебная проверка» Закона № 79-ФЗ. Служебная проверка проводится по решению представителя нанимателя или по письменному заявлению гражданского служащего. Проведение служебной проверки поручается кадровой службе с участием правового подразделения и профсоюза (если есть) данного государственного органа. Служебная проверка должна быть проведена в течение одного месяца со дня принятия решения о ее проведении.

Результаты проверки сообщаются руководителю государственного органа в форме письменного заключения, в котором указываются факты и обстоятельства, установленные по результатам служебной проверки, а также предложения о применении или неприменении к служащему дисциплинарного взыскания. Письменное заключение подписывается руководителем кадровой службы и другими участниками служебной проверки и приобщается к личному делу служащего, в отношении которого проводилась служебная проверка

Новая задача, которая была поставлена перед кадровой службой в Федеральном законе № 79-ФЗ, - организация проверки сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также соблюдения гражданскими служащими ограничений, установленных законом.

Кадровые службы не наделены полномочиями проводить оперативно-розыскную работу, дознание, следствие и иные действия, свойственные специальным службам по установленной компетенции. В этой связи кадровые подразделения лишь организуют, но сами не проводят проверку сведений о доходах, о соблюдении запретов и правоограничений и т.д.

Сведения о полученных гражданским служащим доходах и принадлежащем ему имуществе, которые подаются ежегодно до 30 апреля, следует рассматривать как одно из направлений в обеспечении принципа доступности информации о гражданской службе и как форму антикоррупционных действий государства

Перечень запретов и ограничений, связанных с гражданской службой (ст. 16-17), достаточно широк. Наибольшую важность имеет запрет на осуществление чиновником предпринимательской деятельности. Нацеленность на получение прибыли является ключевым критерием в определении предпринимательской деятельности. Гражданским служащим запрещено заниматься любыми видами деятельности, которые могут быть отнесены к предпринимательской, - производство, реализация товаров, оказание услуг и т.д., но не запрещает этого членам их семей и близким родственникам.

Наконец, кадровая служба обязана консультировать гражданских служащих по правовым и иным вопросам гражданской службы. Такое консультирование не должно выходить за рамки специальных знаний работников кадровой службы и должно касаться вопросов прохождения гражданской службы - аттестации, денежного содержания, служебной проверки, ухода на пенсию и т.д.

Приведенный перечень функций кадровой работы, осуществляемой в государственном органе, не является исчерпывающим. По решению руководителя государственного органа на кадровые службы могут возлагаться и другие функции.

Группа учетной документации выполняет функцию по учету кадров и является накопителем персональных данных, получаемых при первичной регистрации и последующей обработке необходимых сведений по составу и движению кадров.

С точки зрения последовательности регистрации и накопления учетных данных о работниках в составе учетной документации можно выделить две подгруппы:

1) первичные учетные документы;

2) производные (вторичные) учетные документы.

Первичные учетные документы содержат исходную информацию и заполняются на основе персональных документов предоставляемых работниками при приеме на работу.

Они включают в себя: личное дело, личный листок по учету кадров, дополнение к личному листку по учету кадров.

Личное дело.

Личное дело - совокупность документов, содержащих персональные данные работника и иные сведения, связанные с его трудовой деятельностью.

Личное дело не является обязательным в составе кадровой документации.

Как правило, личные дела ведутся в различных государственных органах, а в секторе частного бизнеса - на руководящий состав работников, специалистов, материально-ответственных лиц. Работодатель в условиях современного кадрового делопроизводства вправе самостоятельно решать вопрос о необходимости заведения личных дел. При этом независимо от выбора работодателя все необходимые персональные данные на каждого работника отражаются в личной карточке (унифицированная форма №Т-2).

Порядок работы с личными делами не регламентирован законодателем, в связи, с чем работодатели самостоятельно решают вопросы их формирования и ведения.

Исключение составляют личные дела государственных служащих.

Ведение личных дел федеральных государственных служащих регламентировано Указом Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 года №640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности Федеральной государственной службы».

Ведение личных дел государственных гражданских служащих Российской Федерации регламентировано Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года №609 «Об утверждении положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процедуру приема на работу, а впоследствии - все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника у данного работодателя.

На основе анализа нормативных актов по кадровому делопроизводству и, прежде всего, пункт 337 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденного Росархивом 6 октября 2000 года можно сделать вывод, что в состав личного дела входят следующие документы:

Ø внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

Ø анкета или личный листок по учету кадров;

Ø автобиография или резюме;

Ø копии документов об образовании;

Ø копии документов об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных законодательством);

Ø заявление о приеме на работу;

Ø дополнение к личному листку по учету кадров;

Ø копии приказов о приеме на работу, переводе, увольнении (или выписки из них);

Ø справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.

Согласно пункту 6.2.10. Приказа Минкультуры Российской Федерации от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» документы в личных делах должны располагаться в хронологическом порядке по мере их поступления.

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле должна содержать сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно.

Внутренняя опись документов личного дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

Личный листок по учету кадров включает в себя биографические сведения о работнике, его образовании, предыдущих местах работы с начала трудовой деятельности, семейном положении и другое.

Работник сам заполняет от руки личный листок при поступлении на работу. При его заполнении используются следующие документы:

Ø паспорт;

Ø трудовая книжка;

Ø военный билет;

Ø документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей Аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);

Ø документы об имеющихся изобретениях.

«Анкета» - документ аналогичный «Личному листку по учету кадров», который иногда применяется при оформлении приема на работу. В отличие от личного листка, анкета подписывается не только самим лицом, принимаемым на работу, но и специалистом кадровой службы.

Иногда работника, принимаемого на работу, просят предоставить «Автобиографию» или «Резюме».

При формировании личного дела в него помещают копии документов, подтверждающие социально значимые факты (документы об образовании - аттестат, диплом, сертификат, свидетельство о рождении ребенка, свидетельство о расторжении брака и другое). Необходимо помнить, что помимо копии документов необходимо удостовериться в наличии оригиналов соответствующих документов.

Копии документов об утверждении в должности помещаются в личные дела руководителей (копия протокола заседания Совета директоров или учредителей фирмы, копия протокола общего собрания акционеров).

Если при приеме на работу представлялись характеристики или рекомендательные письма, работником составлялось заявление о приеме на работу, то они также подшиваются в личное дело работника.

Трудовые договоры, заключенные с работником, могут входить в состав документов личного дела или формироваться в отдельные дела.

В личное дело могут быть включены такие документы, как списки изобретений, научных трудов и другое.

Дополнение к личному листку по учету кадров - это документ вторичный по отношению к личному листку по учету кадров, он фиксирует только изменения произошедшие в трудовой деятельности и личной жизни работника. В этом документе содержаться: ФИО работника и разделы, предназначенные для внесения изменений и дополнений. Как правило, такой документ составляется в виде таблицы.

В первом разделе фиксируются сведения о работе, о переводах, изменениях в названии должности, структурного подразделения и так далее со ссылкой на дату и номер приказа по личному составу.

Во второй раздел вносятся данные об изменениях в профессиональной и личной жизни работника (например, изменение семейного положения, места постоянной регистрации), в образовании, в повышении квалификации, в знании иностранных языков и тому подобное.

Изменения и дополнения в персональные данные вносятся на основании приказов по личному составу и документов, предоставляемых работниками (свидетельства о заключении брака, диплома и так далее). Устное заявление работника не является основанием для внесения указанных изменений. Новые документы с внесенными изменениями и дополнениями помещаются в личное дело вместе с ранее подшитыми.

В практике работы кадровых служб организаций принято включать в состав личного дела копии приказов (или выписки из них) о переводах на другую работу, освобождении от должности, поощрениях, наложении и снятии дисциплинарных взысканий, изменении фамилий и другие. Однако вся эта информация содержится в «Дополнении к личному листку по учету кадров». В связи с этим можно рекомендовать не включать названные документы в личное дело.

Справки о состоянии здоровья, с места жительства, обходные листы и тому подобное могут не включаться в личные дела, поскольку информация из них переносится в «Дополнение к личному листку по учету кадров». При необходимости они формируются в самостоятельные дела и хранятся в течение трех лет.

Необходимо иметь в виду, что в соответствии со статьей 65 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ) запрещается при приеме на работу требовать от поступающего лица документы, не предусмотренные законодательством.

Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления подшиваются в папку. Листы дела нумеруются в процессе формирования дела. При помещении в личное дело нового документа данные о нем первоначально вносятся в опись дела, затем листы документа нумеруются и только после этого документ подшивается.

Обложка личного дела, как и обложки дел постоянного хранения, составляется и оформляется по форме установленной ГОСТом 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования» (введен Постановлением Государственного комитета стандартов СССР от 17 июля 1972 года №1411).

На обложке личного дела указываются полностью: наименование организации, заголовок дела, фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже, проставляется индекс дела, порядковый номер дела (как правило - табельный номер).

Под этим номером личное дело регистрируется в «Книге (Журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы: порядковый номер, фамилия, имя, отчество работника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.

Личные дела хранятся в сейфе, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность, как документы строгой отчетности, отдельно от трудовых книжек. Ответственность за их хранение возлагается на лиц, ведущих кадровую документацию.

При работе с документами, входящими в состав личных дел, необходимо учитывать, что они относятся к персональным данным работника, охраняемым в соответствии с действующим законодательством.

В целях ограничения несанкционированного доступа к персональным данным работников все операции по оформлению, формированию, ведению и хранению личных дел должны выполняться одним работником отдела кадров, который несет личную ответственность за сохранность документов в делах и доступ к делам других работников. Документы для формирования и ведения личных дел сдаются ему под роспись в передаточном журнале работником, отвечающим за процесс документирования трудовых правоотношений с работником.

Приказом работодателя должен быть установлен порядок выдачи, ознакомления с личными делами сотрудников и круг лиц, допускаемых к пользованию личными делами, также можно это сделать в Положении о персональных данных работников. В случае изъятия из личного дела документа в описи дела производится запись с указанием основания для подобного действия (приказ, разрешение руководителя) и нового местонахождения документа. Согласно пункту 3.2.3. Приказа Главного архивного управления СССР от 25 мая 1988 года №33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения», с документа, подлежащего изъятию, снимается копия, которая подшивается на место изъятого документа. Отметка в описи и копия заверяются росписью работника отдела кадров.

Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены. Работник имеет право знакомиться только со своим личным делом в помещении кадровой службы. Факт ознакомления с личным делом также фиксируется в описи дела.

При работе с личным делом, выданным во временное пользование, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения. Изменения в личные дела вносятся только лицами, ответственными за их ведение.

При возврате дела тщательно проверяется сохранность документов, отсутствие повреждений, включения в дело других документов или подмены документов.

В помещении кадровой службы хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела могут располагаться по порядку номеров или по алфавиту фамилий сотрудников.

После увольнения работника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на архивное хранение. Личные дела уволенных работников в соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного Росархивом 6 октября 2000 года хранятся 75 лет. Личные дела руководителей хранятся постоянно. Для хранения используются запирающиеся металлические сейфы, шкафы, обеспечивающих полную сохранность документов.

Личная карточка работника.

Личная карточка (форма №Т-2) заполняется на работников всех категорий, включая временных и сезонных работников, основных и совместителей. Личная карточка является основным документом по учету личного состава.

Она ведется на протяжении всего периода трудовой деятельности работника у данного работодателя, начиная с приема на работу, и закрывается только при увольнении. На работников, принятых на работу по гражданско-правовым договорам, личные карточки не ведутся.

Личная карточка №Т-2 относится к группе обязательных кадровых документов. Форма личной карточки унифицирована и относится к системе первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

В связи со спецификой отдельных сфер трудовой деятельности Постановление Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» утвердило еще две учетные формы: №Т-2ГС (МС) и №Т-4.

Личная карточка государственного (муниципального) служащего (форма №Т-2ГС (МС)) применяется для учета лиц, замещающих государственные (муниципальные) должности государственной службы. Ведется вместо формы №Т-2, имеет аналогичное содержание.

Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма №Т-4) заполняется параллельно с формой №Т-2 в научных, научно-исследовательских, научно-производственных организациях, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии для учета научных работников. Заполняется на основании соответствующих документов (диплома доктора и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и прочее), а также сведений сообщенных о себе работником.

Значимость личной карточки заключается в том, что при утрате трудовой книжки она является единственным документом, прямо подтверждающим трудовой стаж работника.

Не следует путать личную карточку №Т-2 с такими документами, как, например, личный листок по учету кадров или анкета, которые входят в состав личного дела. Эти документы заполняются самим работником, составляются в произвольной форме и могут отсутствовать, если у данного работодателя не утвержден порядок оформления личных дел.

Личная карточка заполняется только специалистом кадровой службы на всех лиц, принятых на работу, на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма №Т-1 или №Т-1а). Личные карточки хранятся в сейфе, образуя отдельную картотеку по алфавиту фамилий работников.

При заполнении личной карточки используются сведения из следующих документов, предъявляемых работником при приеме на работу (в соответствии со статьей 65 ТК РФ):

Паспорта;

Документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

Трудовой книжки (для совместителей – копии трудовой книжки);

Страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

Свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;

Документов воинского учета (для военнообязанных).

При заполнении личной карточки также используется дополнительная информация, которую сообщает о себе работник.

Обратите внимание!

В отдельных случаях с учетом специфики работы работодатель может потребовать (при согласии работника) предъявления дополнительных документов при заключении трудового договора. При этом перечень дополнительных документов устанавливается не самостоятельно работодателем, а необходимость их предоставления должна быть прямо установлена нормативным актом: ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и Постановлениями Правительства Российской Федерации.

Во всех иных случаях, запрещается требовать от лица, поступающего на работу, какие-либо дополнительные документы, помимо предусмотренных законом.

К таким дополнительным документам, как правило, относят: свидетельство о рождении ребенка, свидетельство о заключении брака, справка о беременности женщины, документы об инвалидности, нахождении в зоне воздействия радиации в связи с аварией на Чернобыльской АЭС и другие.

Но требовать от лица, поступающего на работу предоставления указанных документов в обязательном порядке, работодатель не имеет права. Вместе с тем, предоставление указанных документов в интересах самого работника, поскольку в противном случае, работодатель не сможет предоставить работнику положенные законом льготы и гарантии.

Унифицированная форма личной карточки №Т-2 состоит из четырех листов и содержит следующие разделы:

I. «Общие сведения»;

II. «Сведения о воинском учете»;

III. «Прием на работу и переводы на другую работу»;

IV. «Аттестация»;

V. «Повышение квалификации»;

VI.»Профессиональная переподготовка»;

VII. «Награды (поощрения), почетные звания»;

VIII. «Отпуск»;

IX. «Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством»;

X. «Дополнительные сведения»;

XI. «Основание прекращения трудового договора (увольнения)».

В разделе I «Общие сведения» указывая сведения о работнике, следует руководствоваться следующими правилами:

1. Фамилия, имя, отчество указываются на основании паспорта и записываются полностью и разборчиво.

При этом обязательно заполняются и зоны кодирования информации в соответствии с общероссийскими классификаторами: ОКАТО, ОКИН, ОКСО, ОКПДТР.

Примечание.

ОКАТО – «Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления» ОК 019-95 утвержден Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 31 июля 1995 года №413;

ОКИН – «Общероссийский классификатор информации о населении. ОК 018-95» утвержден Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 31 июля 1995 года №412;

ОКСО – «Общероссийский классификатор специальностей по образованию. ОК 009-2003» утвержден Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 сентября 2003 года №276-ст;

ОКПДТР – Постановление Госстандарта Российской Федерации от 26 декабря 1994 года №367 «О принятии и введении в действие общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94».

2. Дата и место рождения устанавливается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и записывается полностью, например: «12 декабря 1964 года». Соответственно код указывается следующим образом: 12.12.1964.

3. Гражданство записывается без сокращения. Запись гражданства и ее кодирование производится в соответствии с ОКИН, они могут быть следующими:

· гражданин Российской Федерации - 1;

· гражданин Российской Федерации и иностранного государства - 2 (в случае двойного гражданства указывается, какого именно государства гражданство);

· иностранный гражданин (указывается какого государства) - 3;

· лицо без гражданства - 4.

4. Степень знания языка при заполнении пункта 5 «Знание иностранного языка» раздела I формы №Т-2 указывается следующим образом: «владею свободно» (код по ОКИН - 3), «читаю и могу объясниться» (код по ОКИН - 2), «читаю и перевожу со словарем» (код по ОКИН - 1).

5. Все сведения об образовании (квалификация, направление или специальность) устанавливаются на основании документа об образовании.

Образование записывается и кодируется согласно ОКИН и ОКСО.

Согласно ОКИН образование кодируется следующим образом:

· начальное (общее) образование - 02;

· основное общее образование - 03;

· среднее (полное) общее образование - 07;

· начальное профессиональное образование - 10;

· среднее профессиональное образование - 11;

· неполное высшее образование - 15;

· высшее образование - 18;

· послевузовское образование - 19.

Окончившие три курса высшего учебного заведения относятся к лицам с неполным (незаконченным) высшим профессиональным образованием.

Два блока граф для заполнения сведений об образовании предназначены в форме №Т-2 для указания сведений об окончании второго образовательного учреждения.

6. Профессия (основная) указывается полностью на основании штатного расписания и приказа (распоряжения) о приеме на работу. Другая профессия - на основе документов, подтверждающих приобретение второго образования, специальности. Кодируются в соответствии с общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94», утвержденным Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 26 декабря 1994 года №367 «О принятии и введении в действие общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94» (далее - ОКПДТР).

7. Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные у данного работодателя) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке работника и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов, указывается в днях, месяцах, годах.

8. Состояние в браке записывается и кодируется в соответствии со следующими возможными значениями в соответствии с ОКИН:

· никогда не состоял (не состояла) в браке - 1;

· состоит в зарегистрированном браке – 2;

· состоит в незарегистрированном браке - 3;

· вдовец (вдова) - 4;

· разведен (разведена) - 5;

· разошелся (разошлась) - 6.

9. В составе семьи указываются только члены семьи с указанием степени родства.

Действующее законодательство не содержит общего понятия «семья», однако на основе анализа норм статьи 2 Семейного кодекса Российской Федерации и статьи 1142 Гражданского кодекса Российской Федерации к кругу членов семьи можно отнести: супругов, родителей и детей (включая усыновителей и усыновленных).

10. Паспортные данные указываются в точном соответствии с паспортом.

11. Место жительство (по паспорту) указывается на основании паспорта, фактическое – со слов работника. Код места жительства определяется по ОКАТО.

Документами, на основании которых заполняется раздел II «Сведения о воинском учете», являются:

· военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе;

· удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу - на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты на граждан, пребывающих в запасе:

пункт 3 «Состав (профиль)» - заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы» и тому подобное);

пункт 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» - записывается полное обозначение (шесть цифр, например, «021101» или шесть цифр и буквенный знак, например, «113194А»);

пункт 5 «Категория годности к военной службе» - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А»:

в пункте 7 «Состоит на воинском учете» заполняется (простым карандашом):

строка а) - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;

строка б) - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву на военную службу:

пункт 2 «Воинское звание» - делается запись «подлежит призыву»;

пункт 5 «Категория годности к военной службе» - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Указаниях, производится на основании информации из перечисленных документов.

В пункте 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка «снят с воинского учета по возрасту» или «снят с воинского учета по состоянию здоровья».

После заполнения раздела II «Сведения о воинском учете», внизу второй страницы формы №Т-2 работник кадровой службы обязательно заверяет указанные данные своей личной подписью, с указанием на должность и расшифровку подписи. Работник также подписывает вторую страницу формы №Т-2 и проставляет дату её заполнения. Строчка, содержащая личную подпись работника - это образец подписи, на основании которого ему будут выплачивать заработную плату.

Обратите внимание!

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие личные данные (например, изменение семейного положения, места жительства, в образовании, в повышении квалификации, в знании иностранных языков и тому подобное), которые заверяются подписью работника кадровой службы. Изменения и дополнения вносятся на основании приказов по личному составу и документов, предоставляемых работниками (свидетельства о браке, диплома и так далее). Устное заявление работника не является основанием для внесения указанных изменений, за исключением малозначительных данных (например, касающихся номера телефона).

Наиболее важными являются сведения раздела III «Прием на работу и переводы на другую работу» и XI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)».

Записи в этих разделах производятся на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (формы №Т-1 и Т-1а) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма №Т-5) и приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (формы №Т-8, Т-8а).

Эти сведения должны заполняться с особой аккуратностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа работника.

В раздел «Прием на работу и переводы на другую работу» вносит сведения по мере работы работника в организации и должны соответствовать записям в трудовой книжке, повторяя дату, номер приказа о приеме, переводе работника, название должности, структурного подразделения. Кроме того, в конце каждой записи в III разделе личной карточке проставляется подпись работника о том, что он ознакомлен с записью, сделанной в его трудовой книжке.

Последний раздел личной карточки XI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)» заполняется работником кадровой службы при прекращении трудовых отношений с работником. Основанием прекращения трудового договора (увольнения) является формулировка причины увольнения на основании соответствующей статьи ТК РФ, полностью повторяющая запись в трудовой книжке работника. Датой увольнения является последний день работы работника. Реквизиты приказа (дата и номер), который является основанием заполнения данного раздела, также указываются в точном соответствии с записью в трудовой книжке. Записи об увольнении заверяются подписью работника кадровой службы и работника.

Данные о повышении квалификации и профессиональной переподготовке записываются на основании документов (свидетельство, удостоверение), представляемых работником либо поступающих из отдела подготовки кадров.

При заполнении раздела VII «Награды (поощрения), почетные звания» необходимо указать виды поощрений (в соответствии со статьей 191 ТК РФ и локальными нормативными актами), применявшихся к работнику, а также следует перечислить государственные награды, присвоенные почетные звания.

В разделе VIII. «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы у данного работодателя. Основанием для внесения записей являются приказы о предоставлении отпусков.

В разделе IX указываются социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством.

В разделе «Дополнительные сведения» свободные строки могут заполняться данными по усмотрению работодателя. Например, записываются данные об обучающихся на очно-заочных (вечерних), заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального обучения (указываются наименование образовательного учреждения, даты поступления в образовательное учреждение и его окончание) или о работающем инвалиде (на основании справки Медико-социальной экспертной комиссии (далее – МСЭК), группа инвалидности, степень утраты трудоспособности и дата ее установления, заключение МСЭК об условиях и характере труда).

Личные карточки уволенных сотрудников формируют в самостоятельное дело по алфавиту. Перед сдачей дела в архив все карточки должны быть оформлены, в соответствии с требованиями Росархива и храниться в архиве 75 лет.

Вторичные учетные документы производны, базируются на исходной информации первичных учетных документов. Основные цели создания этой подгруппы документов:

Обеспечение полноты, достоверности и динамичности информации в работе с кадрами;

Обеспечение оперативного хранения кадровых документов;

Обеспечение эффективного поиска кадровых документов.

Вторичные учетные документы включают в себя: личную карточку работника (унифицированные формы №Т-2, №Т-2ГС (МС), №Т-4), документацию по учету рабочего времени и расчетов с персоналом и разнообразные регистрационные формы учетных сведений.

Регистрационные формы ведутся для учета кадровой документации.

Выделяют следующие виды регистрационных форм:

Регистрационно-контрольные карточки (РКК);

Регистрационные журналы (книги);

Экранные формы (при использовании компьютерных технологий).

Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами. Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена Постановлением Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек». Но большинство форм разрабатываются по своему усмотрению работодателем.

В «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» утвержденный Росархивом от 6 октября 2000 года определил следующие основные учетные формы и сроки их хранения:

С учетом специфики организации труда на локальном уровне могут быть созданы также:

Журнал учета совместителей;

Журнал учета поощрений и взысканий;

Журнал регистрации приказов об учебных отпусках, отпусках без сохранения заработной платы и другое;

Журнал учета больничных листов и другое.

В соответствии с Приказом Главного архивного управления СССР от 25 мая 1988 года №33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и другие), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы) (пункт 3.2.1.2. Приказа Главного архивного управления СССР от 25 мая 1988 года №33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения»).

Там же разъясняется, что:

«регистрация документов – это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах ».

Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и других.

В индексе документа соблюдается следующая (или обратная) последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.

Обратите внимание!

Основное назначение учета документов – это придание им юридической силы и дублирование информации.

Дублирование информации в формах учета повышает уровень ее сохранности и облегчает поиск нужных документов.

Учет документа с проставлением регистрационного номера и даты регистрации придает ему юридическую силу (силу доказательства), что может оказаться немаловажным в случае возникновения трудового спора с работником.

На основе анализа положений о регистрации документов Приказа Минкультуры Российской Федерации от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» можно рекомендовать следующие правила регистрации и индексирования документов:

1. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения.

2. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

3. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документа (например, отдельно регистрируются приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты, предложения, заявления и другие).

4. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

5. Место регистрации документа закрепляется в инструкции по делопроизводству или ином локальном нормативном акте.

6. Устанавливается следующий обязательный состав реквизитов регистрации: автор (корреспондент), наименование вида документа; дата документа, индекс документа (дата и индекс поступления документа для поступающих документов), заголовок к тексту или его краткое содержание, резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата), срок исполнения документа, отметка об исполнении документа (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа) и направлении его в дело №.

Примечание.

В соответствии с пунктом 3.2.1.4. Приказа Главного архивного управления СССР от 25 мая 1988 года №33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» состав обязательных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен другими реквизитами: исполнители, расписка исполнителя в получении документа, ход исполнения, приложения и другое. Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах и использование оборотной стороны регистрационно-контрольных карточек определяется работодателем самостоятельно.

После заполнения последней страницы журнала (книги) учета на его обложке ставится дата окончания и журнал, (книга) оформляется для сдачи в архив. Для основных регистрационных форм, как мы уже упоминали, Росархив установил сроки хранения, для остальных срок хранения работодатель устанавливает самостоятельно.

Группа документации по учету рабочего времени и расчетов с персоналом образуется в процессе документирования учета рабочего времени и расчета соответствующего вознаграждения за труд.

Данная группа документов состоит из унифицированных форм, утвержденных Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», рассмотрим их подробнее.

Согласно статье 91 ТК РФ рабочее время – это время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации относятся к рабочему времени.

Законодатель возлагает на работодателя обязанность вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.

Учет использования рабочего времени необходим в следующих целях:

· обеспечения контроля за трудовой дисциплиной, в части использования рабочего времени (своевременной явки на работу, выявления опоздавших и не явившихся; контроля нахождения персонала на рабочих местах в рабочее время, а также фиксирования своевременного ухода работников с работы);

· учет фактически отработанного времени, времени простоя, болезни, отпусков и других форм использования рабочего времени, который является основанием для расчета оплаты труда;

· составление статистической отчетности по труду.

Для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником применяются: Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма №Т-12) и Табель учета рабочего времени (форма №Т-13).

Особенность оформления данных документов обусловлена тем, что они являются первичными учетными документами, на основании которых ведется .

Отсутствие оформленных в соответствии с действующим законодательством документов по учету рабочего времени, а также отсутствие в первичных учетных документах какого-либо из обязательных реквизитов может быть квалифицированно как необоснованное включение расходов на оплату труда в состав затрат, уменьшающих налогооблагаемую базу, что приведет к привлечению организации к ответственности, установленной частью 3 статьи 120 Налогового кодекса Российской Федерации.

При ведении Табеля учета использования рабочего времени целесообразно руководствоваться следующими правилами:

· Учет использования рабочего времени может проводиться по организации в целом либо отдельно по структурным подразделениям;

· Включение работника в Табель и исключение из него производится на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя;

· Табель составляется в одном экземпляре, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передаются в бухгалтерию.

· Отметки в Табеле о причинах неявки на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и другие производятся только на основании надлежаще оформленных документов. Такими документами являются листки нетрудоспособности, справки о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством и другие документы.

При заполнении форм №Т-12 и №Т-13 применяются следующие условные обозначения:

Частично оплачиваемый отпуск, предоставляемый по уходу за ребенком

Отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по уходу за ребенком

Отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный работнику по разрешению администрации

Отпуск без сохранения заработной платы в случаях, предусмотренных законодательством

Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т») и отпуска по уходу за больными и по карантину, оформленные листками нетрудоспособности

Неоплачиваемая нетрудоспособность в случаях, предусмотренных законодательством (в связи с бытовой травмой, по уходу за больными и по карантину, оформленные справками лечебных учреждений и так далее)

Часы сокращения работы рабочим и служащим против установленной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством

Простои не по вине работника

Целодневные невыходы с сохранением заработной платы в случаях, предусмотренных законодательством (выполнение государственных или общественных обязанностей, ликвидация чрезвычайных ситуаций, устранение последствий стихийных бедствий)

Прогулы (отсутствия на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены), независимо от его (ее) продолжительности, а также в случае отсутствия на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены)), административный арест за административные правонарушения, пребывание в медицинском вытрезвителе, забастовки, признанные незаконными, и другие неявки по неуважительным причинам)

Неотработанные часы в связи с работой в режиме неполного рабочего времени по инициативе администрации

Выходные дни (для еженедельного отдыха) и праздничные дни

Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренном законом)

Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельства)

Более подробно с вопросами, касающимися оформления первичных документов, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR-ИНТЕРКОМ-АУДИТ» «Первичные документы».

Более подробно с вопросами, касающимися кадрового делопроизводства, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR-ИНТЕРКОМ-АУДИТ» «Кадровое делопроизводство».

По сравнению с обязанностями работников отдела кадров бюджетной организации обязанности кадровой службы муниципального образования намного шире. Организация кадровой работы муниципального образования определена Федеральным законом от 02.03.2007 N 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» (далее — Закон N 25-ФЗ). Каждое образование самостоятельно решает, каким образом такая работа будет организована и какие из установленных обязанностей будут закреплены за соответствующими отделами или должностными лицами. Об основных обязанностях кадровых работников в муниципальном образовании поговорим в этой статье.

Задачи и функции кадровой работы

Кадровая работа в муниципальном образовании помимо общих обязанностей, установленных трудовым законодательством, включает в себя специальные, перечисленные в ст. 28 Закона N 25-ФЗ. Что касается общих вопросов, решаемых кадровиками, конкретный перечень Трудовым кодексом не определен. Но исходя из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37, к должностным обязанностям специалиста по кадрам относятся:

— работа по комплектованию предприятия кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации;

— участие в работе по подбору, отбору, расстановке кадров;

— участие в организации работы, методическом и информационном обеспечении квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий, оформлении их решений;

— анализ состояния трудовой дисциплины и выполнения работниками предприятия правил внутреннего трудового распорядка, движения кадров;

— участие в разработке мероприятий по снижению текучести и улучшению трудовой дисциплины;

— контроль своевременного оформления приема, перевода и увольнения работников, выдачи справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности, соблюдения правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовки документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам, а также внесение соответствующей информации в банк данных о персонале предприятия;

— составление установленной отчетности.

Кроме этого, кадровики проверяют правильность заполнения листков нетрудоспособности, составляют табели учета рабочего времени и т. д.

В силу специфики муниципальной службы кадровая работа в муниципальном образовании включает:

— формирование кадрового состава для замещения должностей муниципальной службы;

— подготовку предложений о реализации положений законодательства о муниципальной службе и внесение указанных предложений представителю нанимателя (работодателю);

— организацию подготовки проектов муниципальных правовых актов, связанных с поступлением на муниципальную службу, ее прохождением, заключением трудового договора (контракта), назначением на должность муниципальной службы, освобождением от замещаемой должности муниципальной службы, увольнением с муниципальной службы и выходом муниципального служащего на пенсию, и оформление соответствующих документов;

— ведение трудовых книжек и личных дел муниципальных служащих;

— ведение реестра муниципальных служащих в муниципальном образовании;

— оформление и выдачу служебных удостоверений муниципальных служащих;

— проведение конкурса на замещение вакантных должностей муниципальной службы и включение муниципальных служащих в кадровый резерв;

— проведение аттестации муниципальных служащих;

— организацию работы с кадровым резервом и его эффективное использование;

— организацию проверки достоверности предоставляемых гражданином персональных данных и иных сведений при поступлении на муниципальную службу, а также оформление допуска установленной формы к сведениям, составляющим государственную тайну;

— организацию проверки сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера муниципальных служащих, а также соблюдения связанных с муниципальной службой ограничений, которые установлены ст. 13 Закона N 25-ФЗ и другими федеральными законами;

— консультирование муниципальных служащих по правовым и иным вопросам муниципальной службы;

— решение иных вопросов кадровой работы, определяемых трудовым законодательством и законом субъекта РФ (ст. 28 Закона N 25-ФЗ).

Одной из наиболее важных задач кадровой службы является подбор кадров, который включает в себя отбор и прием на муниципальную службу, проведение конкурсов на замещение вакантных должностей, квалификационных экзаменов, аттестаций.

Для осуществления кадровой работы в муниципальном образовании, как правило, образуется целый отдел (департамент, управление). Чтобы установить штатную численность кадровиков, следует провести нормирование их труда. Нормирование труда и штатной численности работников кадровой службы осуществляется с применением положений Методических рекомендаций по разработке систем нормирования труда в государственных (муниципальных) учреждениях, утвержденных Приказом Минтруда РФ от 30.09.2013 N 504, а также Межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по комплектованию и учету кадров, утвержденных Постановлением Минтруда СССР от 14.11.1991 N 78.

Функции кадровой службы, ее задачи, права, а также руководство и взаимодействие с другими отделами лучше определить положением. Такое положение, структура, штатная численность службы и фонд оплаты труда кадровиков утверждаются правовым актом муниципального образования, например постановлением администрации.

А теперь остановимся на наиболее важных функциях кадровой службы муниципального образования.

Формирование кадрового состава

Приоритетными направлениями формирования кадрового состава муниципальной службы являются:

1) назначение на должности муниципальной службы высококвалифицированных специалистов с учетом их профессиональных качеств и компетентности;

2) содействие продвижению по службе муниципальных служащих;

3) повышение квалификации муниципальных служащих;

4) создание кадрового резерва и его эффективное использование;

5) оценка результатов работы муниципальных служащих посредством проведения аттестации;

6) применение современных технологий подбора кадров при поступлении граждан на муниципальную службу и работы с кадрами при ее прохождении (ст. 32 Закона N 25-ФЗ).

В основу формирования кадрового состава муниципальной службы положен принцип профессионализма и компетентности служащих. В связи с этим устанавливаются основные квалификационные требования для замещения должностей муниципальной службы, в том числе к уровню профессионального образования; стажу муниципальной службы (государственной службы) или стажу работы по специальности; профессиональным знаниям и навыкам, необходимым для исполнения должностных обязанностей. Данные квалификационные требования устанавливаются муниципальными правовыми актами на основе типовых квалификационных требований для замещения должностей муниципальной службы, которые определяются законом субъекта РФ в соответствии с классификацией должностей муниципальной службы (ст. 9 Закона N 25-ФЗ).

Оценка профессионального уровня претендентов и их соответствия установленным квалификационным требованиям к должности муниципальной службы также может осуществляться с помощью конкурса, который проводится до заключения трудового договора. Порядок проведения конкурса на замещение должности муниципальной службы устанавливается муниципальным правовым актом, принимаемым представительным органом муниципального образования.

Согласно ст. 16 Закона N 25-ФЗ на муниципальную службу вправе поступать граждане, достигшие возраста 18 лет, владеющие государственным языком РФ и соответствующие квалификационным требованиям, при отсутствии обстоятельств, указанных в ст. 13 в качестве ограничений, связанных с муниципальной службой (признание гражданина недееспособным или ограниченно дееспособным; осуждение его к наказанию, исключающему возможность исполнения должностных обязанностей по должности муниципальной службы; отказ от прохождения процедуры оформления допуска к сведениям, составляющим государственную и иную охраняемую федеральными законами тайну; наличие заболевания, препятствующего поступлению на муниципальную службу или ее прохождению; и др.).

Обратите внимание! В отношении кандидатов, претендующих на должность, следует узнать, не применялась ли к ним такая мера административной ответственности, как дисквалификация. Порядок получения данной информации установлен Письмом ФНС РФ от 28.12.2011 N ПА-4-6/22455@ «Об организации работы по предоставлению сведений из реестра дисквалифицированных лиц».

Также граждане, претендующие на замещение должностей муниципальной службы, включенных в соответствующий перечень, и муниципальные служащие, замещающие указанные должности, обязаны предоставлять представителю нанимателя (работодателю) сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера — своих, супруги (супруга) и несовершеннолетних детей. Указанные сведения предоставляются в порядке, сроки и по форме, которые установлены для предоставления сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера государственными гражданскими служащими субъектов РФ (ст. 15 Закона N 25-ФЗ).

Сведения, предоставленные гражданином при поступлении на муниципальную службу, в том числе о доходах, могут подвергаться проверке в определенном федеральными законами порядке. В отдельных муниципальных образованиях федеральными законами могут предъявляться дополнительные требования к проверке сведений, предоставляемых гражданином при поступлении на муниципальную службу.

При проверке должностные лица кадровых служб или ответственные должностные лица изучают предоставленные гражданином или муниципальным служащим сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера и дополнительные материалы, получают от гражданина или служащего пояснения по предоставленным им сведениям и материалам, а затем готовят в установленном порядке запрос (кроме запросов, касающихся осуществления оперативно-разыскной деятельности или ее результатов) в органы прокуратуры РФ, иные государственные органы и организации об имеющихся у них сведениях. В целях проверки указанные лица также могут наводить справки у физических лиц.

Кроме этого, формирование достойного кадрового состава муниципальной службы обеспечивается с помощью оценки результатов профессиональной служебной деятельности муниципальных служащих в ходе аттестации или квалификационного экзамена.

Таким образом, функция по формированию кадрового резерва связана с многими обязанностями кадровой службы, установленными ст. 28 Закона N 25-ФЗ: это и проведение конкурса на замещение вакантных должностей, и организация проверки достоверности персональных и иных сведений, включая сведения о доходах, при поступлении на муниципальную службу… Также кадровик должен оформить работнику допуск к сведениям, составляющим государственную тайну и иную охраняемую федеральными законами тайну, если исполнение должностных обязанностей по должности муниципальной службы, на замещение которой претендует гражданин, или по замещаемой служащим должности муниципальной службы связано с использованием таких сведений. Если же претендент на должность отказывается от прохождения процедуры оформления допуска к таким сведениям, он не может быть принят на муниципальную службу.

Служащим, в чьи обязанности входит осуществление проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, кадровая служба должна выдать удостоверение — это для них является обязательным организационно-техническим условием исполнения обязанностей. В отношении остальных муниципальных служащих орган местного самоуправления вправе самостоятельно принять решение о выдаче служебных удостоверений, такая обязанность законодательством не предусмотрена.

Ведение реестра муниципальных служащих

В муниципальных образованиях ведутся реестры муниципальных служащих, что также входит в обязанности кадровой службы. Реестр муниципальных служащих — это сводный перечень сведений о служащих, замещающих должности муниципальной службы в муниципальном образовании.

Цель ведения реестра — организация учета прохождения муниципальной службы, совершенствование работы по подбору и расстановке кадров, использование кадрового потенциала муниципальной службы. Порядок ведения реестра утверждается муниципальным правовым актом.

В реестр может быть включена информация о служащих, замещающих должности муниципальной службы, о вакантных должностях такой службы, о служащих, включенных в резерв на замещение должностей муниципальной службы, и др.

Сведения о служащем состоят из следующего:

— ФИО, дата рождения;

— занимаемая должность (дата начала работы в должности, структурное подразделение или направление деятельности);

— сведения об образовании, о повышении квалификации, стажировке, переподготовке;

— ученая степень, квалификационный разряд;

— стаж муниципальной службы;

— итоги аттестации, сведения о наградах и поощрениях, о неснятых взысканиях; и т. д.

Реестр ведется кадровой службой административного муниципального образования (администрации) субъекта на основании сведений, предоставляемых в установленные сроки ответственными работниками муниципальных образований районов, округов, сельских поселений, и группируется по каждому из образований. Реестр может вестись в двух формах — документарной и электронной. Обе формы должны быть обеспечены защитой от несанкционированного доступа и копирования. Форма реестра и форма предоставления сведений также устанавливаются муниципальным правовым актом.

Служащий, уволенный с муниципальной службы, исключается из реестра муниципальных служащих в день увольнения. В случае смерти (гибели) муниципального служащего либо признания его безвестно отсутствующим или объявления умершим решением суда, вступившим в законную силу, служащий исключается из реестра муниципальных служащих в день, следующий за днем смерти (гибели) или днем вступления в законную силу решения суда (ст. 31 Закона N 25-ФЗ).

Примечание. За несвоевременное предоставление сведений ответственные работники муниципальных образований могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности.

Работа с кадровым резервом

В силу ст. 33 Закона N 25-ФЗ в муниципальных образованиях в соответствии с муниципальными правовыми актами может создаваться кадровый резерв для замещения вакантных должностей муниципальной службы. Создание кадрового резерва является приоритетным направлением формирования кадрового состава муниципальной службы. Формирование кадрового резерва закрепляется нормативными актами муниципальных образований.

Кадровый резерв — это группа лиц, не состоящих на муниципальной службе, при этом обладающих необходимыми профессиональными знаниями и соответствующих квалификационным требованиям, предъявляемым к предполагаемой для замещения должности муниципальной службы.

Формирование кадрового резерва осуществляется в целях совершенствования деятельности по подбору и расстановке кадров, своевременного удовлетворения потребности в кадрах, сокращения периода адаптации муниципальных служащих при поступлении на должность. К основным принципам формирования такого резерва можно отнести равный доступ граждан к зачислению в кадровый резерв, добровольность включения и нахождения в кадровом резерве, объективность оценки профессиональных качеств, профессионализм и компетентность лиц, включенных в резерв.

Как правило, кадровый резерв формируется кадровой службой муниципального образования ежегодно по состоянию на 1 января. В обязанности кадровой службы в связи с этим входит:

— ведение банка данных кадрового резерва;

— организация подготовки, переподготовки, повышения квалификации кадрового резерва;

— получение информации о состоянии работы с кадровым резервом у руководителей структурных подразделений.

Могут формироваться отдельно внешний и внутренний кадровый резерв. Для примера приведем Постановление администрации г. Нижнего Новгорода от 27.05.2013 N 1819, которым утверждены положения о внешнем кадровом резерве структурных подразделений администрации Нижнего Новгорода и кадровом резерве муниципальных служащих администрации города Нижнего Новгорода.

Итак, внешний кадровый резерв формируется из числа граждан РФ, достигших возраста 18 лет, владеющих государственным языком РФ и отвечающих квалификационным требованиям, установленным законодательством о муниципальной службе, при отсутствии ограничений, связанных с ее прохождением.

Отбор во внешний кадровый резерв осуществляется в два этапа. На первом этапе кандидаты на должности муниципальной службы заполняют анкеты, размещенные на сайте администрации, после чего предоставляют перечень документов, установленный Положением, в кадровую службу муниципального образования. В сроки, определенные Положением, кадровая служба обрабатывает анкету и поступившие документы и передает их в комиссию по формированию кадрового резерва, которая состоит из директора и представителей кадровой службы, заместителей главы администрации города и руководителей иных структурных подразделений.

Примечание. Без участия в отборе в кадровый резерв могут включаться граждане, окончившие вуз, по целевому направлению администрации города и бывшие муниципальные служащие, уволенные ранее в связи с сокращением штата работников администрации.

Второй этап — индивидуальное собеседование с комиссией, по результатам которого она формирует списки кандидатов для включения во внешний кадровый резерв и передает их в кадровую службу. Затем список утверждается главой администрации сроком на три года. Гражданин считается включенным во внешний кадровый резерв с даты утверждения списка.

Кадровая служба ведет учет лиц, состоящих во внешнем кадровом резерве, и в течение срока нахождения в резерве предлагает гражданам вакантные должности в соответствии с квалификацией и рекомендацией комиссии. Предложение такой должности гражданину, его согласие или отказ оформляются письменно. Если гражданин два раза отказался от предложенной ему должности, а также если истек трехгодичный срок или он в результате был трудоустроен на муниципальную службу — он исключается из кадрового резерва.

Кадровый внутренний резерв формируется из муниципальных служащих и создается для замещения вакантных должностей в порядке карьерного роста и совершенствования кадровой работы по подбору и расстановке кадров муниципальной службы. Формируется такой резерв на основании рекомендаций аттестационной комиссии и решений руководителей структурных подразделений. При этом один служащий может быть зачислен в резерв на замещение нескольких должностей, а на одну вакантную должность могут предлагаться несколько муниципальных служащих из резерва.

Включение служащего в списочный состав кадрового резерва утверждается главой администрации города. Если на одну должность имеется несколько претендентов, основаниями для предложения вакантной должности будут результаты исполнения служащим должностных обязанностей, наличие поощрений, прохождение переподготовки, повышения квалификации и т. д.

Служащий исключается из кадрового резерва при назначении его на должность муниципальной службы, прекращении трудового договора, сокращении должности, для замещения которой он состоял в кадровом резерве, и в других случаях. Информация об исключении его из кадрового резерва доводится до служащего в письменном виде.

К сведению. Другими муниципальными нормативными актами предусматриваются такие случаи исключения из кадрового резерва, как:

— принятия аттестационной комиссией решения о несоответствии служащего замещаемой должности муниципальной службы;

— наступления и (или) обнаружения обстоятельств, препятствующих поступлению или нахождению на муниципальной службе;

— достижение возраста 55 лет;

— личное заявление об исключении из кадрового резерва;

— наложение дисциплинарного взыскания — на весь период его действия;

— привлечение к уголовной ответственности.

Кадровая служба ведет список кадрового резерва по форме, утвержденной Положением. Список формируется на бумажном носителе и в электронной форме. При этом учет кадрового резерва ведется в электронной базе данных.

***

Мы рассмотрели лишь самые основные функции кадровой службы, установленные законодательством. Однако кроме них служащим, ведущим кадровую работу, приходится исполнять много других обязанностей. К ним относится и организация протокольных и внутренних мероприятий, и координация работы структурных подразделений, и методическая помощь при разработке положений, структур и штатных расписаний структурных подразделений, и работа с персональными данными, и т. д. Поэтому помимо общих профессиональных знаний, знания системы документооборота, трудового законодательства, кадрового учета они должны обладать навыками коммуникации, подбора и обучения персонала, работы с управленческой документацией и создания локальных нормативных актов и в связи с этим быть способными учиться и применять полученные знания и навыки на практике.